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Auteur(s)
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Olec KOVALEVSKY : Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997 - Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des TPE – PME - Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001 - Audit de systèmes qualité ISO 9001 - Auditeur qualifié ICA/AFNOR
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Lire l’articleINTRODUCTION
Votre système de management de la qualité s’appuie sur l’approche processus. Celle-ci vous a certainement permis d’améliorer les flux d’informations entre les services et les fonctions impliqués dans le déroulement des activités.
Si votre démarche qualité s’est inspirée de l’ISO 9001, vous n’avez peut-être pas encore mis en place des revues de processus, en complément aux revues de direction, puisque cette pratique n’est pas à proprement parler une exigence du référentiel.
Cependant, la revue de processus est une bonne pratique éprouvée pour renforcer l’implication des acteurs de la démarche qualité et améliorer les performances opérationnelles.
Si vous souhaitez mettre en place des revues de processus avec vos pilotes de processus, une fois la décision prise, place aux questions pratiques :
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Quels sont les objectifs des revues de processus ?
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Quelles fréquences et durées adopter ?
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Qui doit participer aux revues de processus ?
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Comment conduire les revues de processus ?
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Comment rendre compte des revues de processus ?
Cette fiche vous guide pour répondre à ces questions pratiques et vous permettre de mener des revues de processus efficaces contribuant à l’amélioration continue de votre organisation et de votre système de management de la qualité.
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4. Rédiger des comptes-rendus adaptés à votre entreprise
4.1 Proposer une trame commune de compte-rendu
Les pilotes de processus apprécieront sûrement de disposer d’un modèle pour la rédaction des comptes-rendus de processus.
Selon les habitudes de votre entreprise, ces comptes-rendus auront une structure et une taille variables, entre les deux extrêmes suivants :
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des procès-verbaux de réunions, où l’on cherche à rendre compte de tous les échanges et décisions ;
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des relevés de décisions succincts.
Il est important de tenir compte des habitudes de lecture des destinataires des comptes-rendus, car ce sont eux qui vont exploiter les conclusions des revues de processus et mettre en place les actions décidées.
OutilLe modèle proposé (cf. l’Exemple de compte-rendu de revue de processus (Outil fic0340m1.docx )) est adapté pour des comptes-rendus assez synthétiques dans lesquels on ne prévoit pas de rendre compte dans le menu détail de tous les échanges entre participants. Il conviendrait de l’adapter, par exemple en modifiant la présentation en deux colonnes pour une entreprise qui souhaiterait rendre compte dans le détail des échanges ayant eu lieu en réunion.
En complément du compte-rendu proprement dit, des annexes sont souvent associées, regroupant les synthèses des informations analysées (cf. Étape « Préparer les revues de processus », paragraphe « Préparer les documents de travail »).
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