Quels papiers gérer ?
Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management

Malgré tous les efforts de dématérialisation, le papier reste souvent présent dans les entreprises. Parfois, la version papier est celle qui fait office de preuve officielle. Par exemple, si un contrat est signé de manière manuscrite, seul le papier signé est considéré comme original devant la loi. Toutes les autres versions, scannées, photocopiées ne sont que des copies.

À ce titre, il est bon de rappeler qu’un document informatique dans lequel est inséré le scan d’une signature n’est pas considéré, aux yeux de la loi, comme signé. En effet, la seule façon de signer un document informatique est d’utiliser le processus de signature électronique (voir plus haut).

Ainsi, lorsque vous identifiez les documents à gérer et à conserver, vous devez déterminer si vous conservez un original papier ou un original informatique ou une copie papier ou une copie informatique, ainsi que la durée. Certaines durées de conservation sont fixées réglementairement. Le site du gouvernement donne les indications sur les documents de gestion d’une entreprise. Parfois, dans le cadre de votre activité, la réglementation fixe des durées de conservation (comme par exemple dans l’amiante).

Au regard de la durée, vous déterminez le support le plus approprié ainsi que les conditions de stockage. Vous veillez à conserver les papiers dans des conditions appropriées de température, humidité et lumière. Vous veillez à la protection incendie et aux risques d’inondation.

Parfois un scan des documents permet un accès facilité à l’information et permet de conserver une copie au cas où il arriverait un incident aux versions papier. Cependant, le scan des versions papier ne dédouane pas de la conservation des originaux papier.