Interpréter un résultat d’audit de système organisationnel : Statuez sur les pistes de progrès ou opportunités d’amélioration

1.1 - Mettre en place des corrections
1.2 - Rechercher les causes
1.3 - Mettre en place les actions correctives

2 - Traitez les points sensibles ou points de vigilance

2.1 - Rechercher les causes
2.2 - Mettre en place les actions correctives

3 - Statuez sur les pistes de progrès ou opportunités d’amélioration

3.1 - Statuer sur la suite à donner
3.2 - Mettre en œuvre les actions de progrès

4 - Communiquez les résultats de l’audit

5 - Notre conseil

5.1 - Prenez en compte le rapport d’audit dès qu’il vous parvient
5.2 - Communiquez les résultats de l’audit à votre équipe

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne traitez pas les non-conformités et points sensibles sans rechercher les causes
6.2 - Prenez suffisamment de recul par rapport aux pistes de progrès ou opportunités d’amélioration.

Références

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Auteur(s)

Lionel PONSOT : Président d’ELLIPSYS

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INTRODUCTION

Vous venez de recevoir un rapport d’audit concernant vos activités. Il contient des points forts, des pistes de progrès ou opportunités d’amélioration, des points sensibles ou points de vigilance, des non-conformités classées mineures ou majeures.

Comment devez-vous réagir face aux non-conformités ?
Que faire des points sensibles ou points de vigilance ?
Comment faut-il prendre en compte les pistes de progrès ou opportunités d’amélioration ?
Qu’allez-vous faire des points forts ?

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0557

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3. Statuez sur les pistes de progrès ou opportunités d’amélioration

Le rapport d’audit a mis en évidence des pistes de progrès ou opportunités d’amélioration. Elles permettent en effet à l’organisation de s’améliorer. Nous ne sommes plus dans le domaine de la non-conformité ou dans le risque d’apparition d’une non-conformité.

Vous entrez ainsi dans le domaine des propositions de progrès possibles de votre organisation. Cela peut se résumer de la manière suivante :

« La situation est satisfaisante aujourd’hui. Elle pourrait être meilleure si nous mettons en œuvre la proposition d’amélioration. »

Exemple

L’évaluation des fournisseurs est faite semestriellement par l’acheteur en s’appuyant sur un outil tableur nécessitant une ressaisie de données. Envisagez l’automatisation de l’outil d’évaluation des fournisseurs en vous appuyant directement sur les informations de votre GPAO : chiffre d’affaires, non-conformités fournisseurs, lignes de commandes fournisseurs, lignes de réceptions fournisseurs.

3.1 Statuer sur la suite à donner

Avant de vous lancer dans la mise en œuvre d’actions de progrès, prenez du recul sur les points perfectibles ou opportunités d’amélioration proposés dans le rapport d’audit.

Il faut évaluer la pertinence de toute proposition d’amélioration : quelle est sa valeur ajoutée pour l’organisation ?

Si le gain est intéressant pour l’organisation, il s’agira de retenir la proposition d’amélioration. Dans le cas contraire, vous avez intérêt à ne pas donner suite. En effet, une idée a pu sembler géniale au moment de l’audit, mais ne plus l’être finalement, avec le recul.

Vous avez intérêt à garder une trace de vos décisions. Annotez directement le rapport d’audit afin de conserver la trace des opportunités d’amélioration, en précisant pour chacune si l’action est :

non retenue, en ajoutant le motif éventuel du rejet ;
mise en œuvre immédiatement ;
retenue, mais nécessitant la mise en place d’un plan d’actions.

Vous pouvez aussi reporter l’ensemble des opportunités d’amélioration proposées dans votre outil de gestion de l’amélioration. Ce dernier vous permettra alors de conserver la trace de vos décisions en plus de celle des actions...

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