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Auteur(s)
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Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
L’équipe d’audit interne a été constituée et le périmètre de l’audit a été défini. Vous devez maintenant réaliser l’audit. Il permettra, s’il est bien mené, d’engager une dynamique d’amélioration. Pour garantir sa pertinence, vous devez mettre toutes les chances de votre côté. Cela passe par une bonne préparation, par la mise en œuvre de bonnes pratiques et par l’établissement d’un climat favorable pour les parties prenantes.
Cette fiche vous présente les éléments clés pour mener un audit interne de manière à ce qu’il soit vécu comme un réel outil de progrès.
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Comment le préparer ?
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Comment mener les entretiens ?
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Comment favoriser une relation gagnant-gagnant ?
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Comment garder le fil conducteur tout en prenant des notes ?
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Notre conseil4. Conclure vos échanges et votre audit
L’enjeu de l’audit est de formaliser des constats et d’amener à une conclusion. Les conclusions s’expriment à différentes étapes de l’audit.
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La réunion de clôture est l’occasion de faire une synthèse des constats (cf. Hiérarchiser les constats d’audits [FIC 0364]) et d’engager les audités vers des actions, soit des actions correctives suite à non-conformité, soit des actions d’amélioration (cf. Clôturer l’audit sur site [FIC 0380]).
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Tout au long de l’audit,vous devez également faire des conclusions intermédiaires : en fin d’entretien, avant de quitter une personne, vous devez lui faire un bref retour sur les points forts et les points faibles. Ce point est essentiel pour que la personne soit rassurée par rapport à votre appréciation. Il est essentiel aussi de faire une synthèse lorsque vous changez de thématique : par exemple, vous abordez avec la Direction les questions relatives au contexte et aux parties prenantes. Avant de passer à la politique qualité, vous reformulez les éléments clés que vous avez compris et vous concluez au regard des exigences concernées : « Si j’ai bien compris, en résumé, l’entreprise évolue dans un contexte… Votre approche est relativement claire… »
Dans le feu de l’action, vous pourriez être tenté d’enchaîner les sujets sans conclure. Cependant, prendre le temps d’élaborer cette conclusion permet à votre interlocuteur de savoir où vous en êtes dans votre questionnement et de connaître l’appréciation que vous portez sur ses pratiques.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Grille d’audit (Outil
fic0343m1.docx
).Modèle de grille d’audit pour vous faciliter la prise de note tout en suivant votre fil conducteur
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Outil
Plan d’audit (Outil
fic0343m2.docx
).
Modèle pour aider à la formalisation du plan d’audit. Il précise les caractéristiques de l’audit et le déroulement horaire
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Outil
Méthode d’audit CAPDO (Outil
fic0343m3.docx
).
Guide pour dérouler un audit selon le PDCA, tout en commençant par le CHECK.
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ISO 9001:2015 – Systèmes de management de la qualité
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ISO 19011:2012 – Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management
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