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Auteur(s)
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Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des documents de travail, précisant le détail des opérations à réaliser. Ces documents sont appelés modes opératoires ou instructions. Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?
Un mode opératoire, à l’inverse de la procédure qui reste générale, est un document qui décrit de manière précise des opérations à réaliser.
Le mode opératoire doit donc à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
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le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant ;
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la forme : elle doit participer à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre des opérations attendues. La forme participe également à la gestion du document en matière d’identification, d’élaboration, de diffusion, de révision, etc.
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Glossaire6. Erreurs à éviter
6.1 N’ayez pas pour objectif de tout décrire
Le taylorisme dans le moindre détail n’apporte rien et peut au contraire nuire à la flexibilité des organisations et générer des non-conformités.
HAUT DE PAGE6.2 Ne soyez pas trop optimiste
L’assurance et la surprotection ne doivent pas vous faire croire que la rédaction d’un mode opératoire peut empêcher l’apparition des défauts, des dysfonctionnements. Un mode opératoire, s’il est utile, ne dispense pas de la formation, de l’accompagnement, de la supervision nécessaire à toute organisation.
HAUT DE PAGE6.3 Ne surproduisez pas
Évitez la cathédrale documentaire ! Vous devez vous interroger sur la réelle nécessité de créer un document selon les questions évoquées dans l’étape 1 et aller à l’essentiel en regroupant, fusionnant les documents pour les rendre plus opérationnels.
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