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-
Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des documents de travail, précisant le détail des opérations à réaliser. Ces documents sont appelés modes opératoires ou instructions. Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?
Un mode opératoire, à l’inverse de la procédure qui reste générale, est un document qui décrit de manière précise des opérations à réaliser.
Le mode opératoire doit donc à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
-
le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant ;
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la forme : elle doit participer à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre des opérations attendues. La forme participe également à la gestion du document en matière d’identification, d’élaboration, de diffusion, de révision, etc.
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3. Quel format utiliser ?
Ensuite viendra le moment de se poser la question du format à utiliser pour votre document. Sur ce point, il n’existe aucune règle ; il vous appartiendra de définir, en fonction du profil des utilisateurs, quel format utiliser.
Le meilleur choix pour le format est celui de l’utilisateur. N’oubliez donc pas de le consulter sur ce point-là, afin qu’il vous donne son avis, car l’utilisateur final du document c’est lui !
3.1 L’exemple du logigramme
Le logigramme permet de visualiser de façon séquentielle et logique les actions à mener et les décisions à prendre pour atteindre un résultat. Cette méthode est plutôt à réserver au personnel technique (ingénieurs du bureau d’étude, responsables de production, etc.).
Voici les principaux éléments à mettre en œuvre dans votre logigramme :
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le rond pour définir le début ou la fin de votre instruction ;
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le rectangle pour symboliser une action ;
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le losange pour une question, une décision.
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