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Auteur(s)
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Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des documents de travail, précisant le détail des opérations à réaliser. Ces documents sont appelés modes opératoires ou instructions. Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?
Un mode opératoire, à l’inverse de la procédure qui reste générale, est un document qui décrit de manière précise des opérations à réaliser.
Le mode opératoire doit donc à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
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le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant ;
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la forme : elle doit participer à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre des opérations attendues. La forme participe également à la gestion du document en matière d’identification, d’élaboration, de diffusion, de révision, etc.
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Quel format utiliser ?2. Que doit contenir mon instruction ?
Une fois que vous aurez identifié les instructions et modes opératoires à mettre en œuvre dans votre système, vous pourrez passer à l’étape suivante qui consiste à définir son contenu.
2.1 Quel niveau de détail ?
Votre instruction doit être :
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suffisamment détaillée pour que ses utilisateurs puissent facilement la mettre en œuvre ;
-
mais pas trop non plus pour ne pas rendre le document complexe et décourageant, auquel cas ce dernier ne sera pas utilisé.
Il faudra donc trouver le bon compromis dans le niveau de détail.
HAUT DE PAGE2.2 Quel contenu pour une bonne gestion documentaire ?
Pour ce point, la règle d’or est encore de faire simple et de s’en tenir à ce qui est réellement nécessaire.
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Préciser le circuit d’élaboration du document : qui en est l’auteur, le vérificateur (non obligatoire) et surtout l’approbateur.
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Identifier le document de manière unique : sur ce point attention de ne pas utiliser des règles complexes et/ou farfelues issues de nos esprits torturés du type « MO/QUAL/TECH/02/003 » que l’on rencontre trop souvent. Un titre clair et évocateur suffit du type « Mode opératoire de test du produit X ».
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Préciser la version de la procédure : soit par une date, soit par une référence alphanumérique de type « version 1, 2,…, n » ou « version A, B,…, X ».
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Faire apparaître clairement les modifications survenues d’une version à l’autre : pour ce faire, un tableau de suivi des modifications peut être utilisé, ou des précisions en marge du document peuvent être ajoutées, ou encore les règles « officielles » – consistant à souligner les contenus ajoutés et barrer les contenus supprimés – peuvent être utilisées. Dans tous les cas, le choix doit se porter sur la manière la plus lisible.
Toute autre indication (liste de diffusion, référence normative, champ d’application, lexique, etc.) n’est pas indispensable et ne doit être précisée qu’en cas de réelle nécessité.
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