Références & outils
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Auteur(s)
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Olec KOVALEVSKY : Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997 - Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des TPE – PME - Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001 - Audit de systèmes qualité ISO 9001 - Auditeur qualifié ICA/AFNOR
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Lire l’articleINTRODUCTION
Dans le cadre de la démarche qualité de votre entreprise, de nombreux plans d’actions et plans d’amélioration sont définis et vous avez la responsabilité de suivre la mise en œuvre et le respect des délais de tout ou partie d’entre eux. Cette fiche vous fournit les moyens de réaliser ce suivi et d’impliquer les acteurs de l’entreprise.
Étapes
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Répertorier l’ensemble des sources ou situations à l’origine des actions que vous devez suivre (par exemple : revues de direction, réunions qualité, actions suite à réclamations clients, actions suite à audits internes).
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Regrouper les actions à suivre afin de constituer des listes d’actions cohérentes et pertinentes pour les destinataires concernés.
-
Mettre à jour ces listes ou tableaux d’actions, les communiquer aux acteurs concernés et effectuer des rappels réguliers jusqu’à la clôture des actions.
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Erreurs à éviter7. Notre conseil
7.1 Informez régulièrement
Établissez un rythme régulier de mise à jour et de diffusion des plans d’actions dont vous assurez le suivi. Vos collègues en prendront l’habitude et vous seront gré de leur rappeler les actions à faire.
HAUT DE PAGE7.2 Variez vos moyens de communication
Utilisez plusieurs moyens de communication et de relance des plans d’actions (par messagerie électronique, par téléphone, en tête à tête…). Un message peut avoir été oublié, un coup de fil arriver au mauvais moment… Il est donc préférable de varier les moyens de transmission des informations.
HAUT DE PAGE7.3 Soyez précis dans votre rédaction
Définissez clairement les actions de manière à ce que les lecteurs et responsables d’actions comprennent ou se souviennent quasi immédiatement du contexte et du contenu des actions qui les concernent. Cela peut être fait directement dans la rubrique dédié à la description de l’action, solution préférable, ou indirectement par la référence à l’événement à l’origine de l’action, comme l’indication d’un constat d’audit particulier ou une réunion qualité datée.
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Notre conseil
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Plan d’actions thématique (Outil
fic0370m1.xlsx
).0
-
Outil
Plan d’actions qualité global (Outil
fic0370m2.xlsx
).
0
Les bases de données sont particulièrement indiquées pour la gestion des actions qualité. L’utilisateur averti pourra développer sa propre application ou rechercher un outil adapté auprès des nombreux fournisseurs.
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