Conseils pour la rédaction d'un rapport technique efficace : La traçabilité des informations, le gage de qualité des études

5 - La traçabilité des informations, le gage de qualité des études

5.1 - Ne pas garder uniquement sur son propre ordinateur les documents qui ont servi à générer les graphiques.
5.2 - Ajouter au rapport les indications permettant de retrouver les bons fichiers source : liens vers le dossier de travail, etc.

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Auteur(s)

Emmanuel GUILLON : Chercheur et chargé de projets, Lafarge Research Centre

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INTRODUCTION

Un rapport technique est un document qui généralement doit répondre à au moins l'une des deux fonctions principales ci-dessous :

diffusion des résultats : elle doit permettre de transmettre les résultats d'une étude à des personnes externes ;
capitalisation des connaissances : elle doit permettre de garder une trace écrite d'une étude effectuée et de donner les informations qui permettraient à une personne ou une équipe, de reprendre plus tard cette étude.

D'une manière générale, un rapport technique doit répondre à différents objectifs d'une étude (de recherche, de développement, etc.). Sa structure doit être adaptée selon l'objectif désiré. L'étape de rédaction d'un rapport peut être souvent vue comme rébarbative ; l'ingénieur a alors souvent tendance à négliger cette étape rédactionnelle. Nous vous proposons dans cette fiche quelques conseils pour améliorer grandement l'efficacité d'un tel document, l’efficacité étant ici de permettre facilement au lecteur de prendre connaissance des objectifs et résultats de l'étude.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0662

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5. La traçabilité des informations, le gage de qualité des études

Si l’objectif d’une étude était de pouvoir réduire d’un certain critère un temps de montage, ou un coût de fabrication, il est fort probable que cette étude puisse revenir au premier plan quelques années après la fin du projet. La réduction des coûts est un challenge permanent en industrie. Il est donc indispensable de pouvoir reprendre les études antérieures et d’avoir accès aux éléments qui ont servi à établir les graphiques de votre document.

Il n’y a pas de stratégie universelle pour assurer une traçabilité totale des études de développement ou de recherche. Ne serait-ce que par l’évolution des logiciels de bureautique pour lesquels les formats de fichier peuvent évoluer au fil des versions. Néanmoins, quelques bonnes pratiques doivent être respectées pour éviter quelques erreurs.

5.1 Ne pas garder uniquement sur son propre ordinateur les documents qui ont servi à générer les graphiques.

Bien souvent, les entreprises proposent un serveur de fichiers avec des espaces dédiés par projets pour permettre à différents collègues de travailler à plusieurs sur une même étude. Si les critères de confidentialité de l’étude le permettent, les documents servant à générer des graphiques dans un rapport doivent figurer dans cet espace commun.

À défaut, et même si ce n’est pas une solution pérenne, une sauvegarde sur un support type CD-ROM, fourni avec le document lors de l’archivage, permet de garder une trace de ces documents. Ne pas hésiter, dans ce cas, à sauvegarder périodiquement vos supports archivés.

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5.2 Ajouter au rapport les indications permettant de retrouver les bons fichiers source : liens vers le dossier de travail, etc.

En particulier, s’il y a eu des développements informatiques liés à cette étude (fichiers de calcul, scripts, programmes, macros) ou des logiciels utilisés, il est prudent de tracer la version de l’outil informatique utilisé, pour pouvoir au mieux garantir une compatibilité ultérieure. Un malheureux exemple concerne les macros développées avec une version ancienne d’Excel, qui ne sont plus compatibles avec l’environnement des ma

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