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Auteur(s)
-
Benoît BOUDIER : Responsable du service qualité et métrologie, Laboratoire départemental d’analyses et de recherche de l’Aisne – LDAR, LAON (02), France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La mode du zéro papier n’épargne par les laboratoires. Dans une période où tout est informatisé, disponible au format numérique, les laboratoires disposent de plus en plus d’un LIMS et d’un extranet permettant la consultation des résultats par internet. Cependant, leurs systèmes de management de la qualité, pourtant générateurs d’un nombre invraisemblable de documents et d’enregistrements sont encore très papier avec une gestion qui a peu évolué ces dernières années.
L’objectif de cette fiche est d’aborder les questions que les laboratoires souhaitant dématérialiser leur système de management de la qualité doivent se poser. Sans être la description de la méthodologie idéale, cette fiche décrit les points essentiels de la dématérialisation en présentant les conseils et erreurs à éviter pour trouver l’outil, qu’il soit commercial ou développé en interne.
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Mettre en œuvre un applicatif interne ou acheter une solution commerciale ?1. Que peut-on dématérialiser dans le système de management de la qualité ?
La réponse à cette question est simple : TOUT. Il est possible d’avoir un système de management de la qualité totalement dématérialisé avec, par exemple, la gestion :
-
des documents produits en interne comme en externe ;
-
des enregistrements relatifs à la maîtrise des travaux non conformes ;
-
des audits ;
-
des objectifs, réunions, indicateurs ;
-
des réclamations clients et enquêtes de satisfaction ;
-
des instruments de mesure ;
-
des achats, consommables, stocks, fournisseurs ;
-
des comparaisons interlaboratoires, incertitudes ;
-
des compétences du personnel (habilitation, formation…).
La vraie question à se poser est « Que veut-on dématérialiser et pourquoi ? ». Il est en effet inconcevable de croire que l’on peut passer au 100 % dématérialisé en une seule étape. La dématérialisation dans un laboratoire va engendrer de profonds changements en bouleversant les habitudes tandis que la pleine activité se maintiendra. Le laboratoire doit dès lors choisir les items qu’il souhaite dématérialiser en priorité, souvent ceux dont la gestion papier est la moins efficace et ceux dont la dématérialisation présente le gain le plus important.
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