Faire vivre la base de données
La gestion du parc matériel

Une fois que ce premier travail d’inventaire et de définition des fréquences des actions est réalisé, il faut faire vivre la base de données au rythme des événements. Certains événements, nous venons de le voir, ont un caractère périodique (avec des périodicités qui peuvent évoluer dans le temps), d’autres événements ont, quant à eux, un caractère ponctuel. Il est important d’enregistrer tous les événements, car il est possible que ces informations finissent par être utiles, même si elles paraissent anodines.

Par exemple, une société du domaine pharmaceutique qui s’intéressait à l’optimisation de la gestion de ses capteurs autonomes de température a pu démontrer que le principal problème de ces capteurs tenait en l’état de leurs piles. En fin de vie, lesdites piles ne disposaient plus d’assez d’énergie pour traiter le signal obtenu par le capteur physique et le capteur racontait vraiment n’importe quoi (des erreurs de justesse de plusieurs dizaines de degrés). Cette démonstration a pu être faite grâce aux informations saisies dans leur base de données. On s’est en effet rendu compte en analysant tout l’historique de tous les capteurs que, lorsque le problème de justesse survenait, il suffisait de changer la pile pour que les choses rentrent dans l’ordre. Heureusement donc qu’ils avaient pris soin d’enregistrer les opérations ponctuelles de changement de piles, sans quoi nous n’aurions rien pu comprendre. La périodicité d’étalonnage s’est transformée en périodicité de vérification de l’état des piles puisque les problèmes venaient quasi exclusivement de là…

Sans être exhaustif, on peut citer les principaux événements qui marquent la vie d’un instrument du parc et qu’il convient d’enregistrer :

• les étalonnages/vérifications périodiques (il est important d’enregistrer les dates, mais également les résultats obtenus et leurs incertitudes associés) ;

• les surveillances (suivant le niveau, il faut également saisir les résultats obtenus) ;

• les pannes (avec leur description) ;

• les réparations (avec leur description) ;

• les prêts (internes et externes) ;

• les modifications (mises à jour des logiciels notamment) ;

• les réformes (et les instruments concernés par les réformes...