A quel moment l’adoption d’une GED Technique est-elle la plus profitable ?

Aujourd’hui, la gestion fiable et pertinente de l’ensemble des données et documents techniques est un facteur clé d’optimisation des processus industriels et de la productivité, d’où la mise en œuvre de solutions dédiées : ERP, GMAO, GED, GEDT. C’est pour répondre à des besoins métiers, exprimés par des hommes « terrain » (maintenance, exploitation, inspection…), que les solutions de GEDT sont principalement adoptées. Celles-ci sont aujourd’hui principalement mises en place en fin de cycle de vie des projets, durant la phase dite « d’opérations », c’est-à-dire après le démarrage des installations.

Mais les avantages liés à l’adoption d’une solution GEDT « opérations » en amont du cycle de vie du projet, lors de la phase  « ingénierie » ne seraient-ils pas encore plus nombreux et plus bénéfiques ? En effet, 4 avantages majeurs se distinguent :

• Cela permet, dans un premier temps, de disposer d’une base documentaire « opérations » dès le démarrage des installations, et ainsi de profiter d’une base de données de qualité, réalisée à partir du dossier de fin d’affaires livré, et disponible dès le lancement des activités en évitant ainsi les incohérences entre différentes bases. De plus, les écarts sont corrigés durant tout le projet, d’où la qualité optimale de la documentation à la livraison du dossier de fin d’affaires, qui regroupe l´ensemble des documents émis et validés au cours de la réalisation d´un projet (spécifications, réquisitions d´équipements principaux, P&ID, plans d’implémentation, etc.) ainsi que certaines informations des dossiers de fabrication. Les hommes « terrains » bénéficient donc dès le lancement des opérations, d’un référentiel à jour, et profitent d’une base documentaire opérationnelle dès le début de la phase « opérations ».
• Les acteurs industriels évitent tout budget supplémentaire lié à la mise en place successive de différentes bases hétérogènes. En effet, lors de la phase « ingénierie », les règles de dessin et de structuration cibles pour les opérateurs sont rarement respectées, ce qui engendre des coûts supplémentaires de restructuration en phase « opérations ».
• Adopter une GED Technique dès la phase ingénierie permet d’obtenir un système d’information optimal grâce au contrôle de la cohérence du contenu des documents avec toutes les applications composant le système d’information (ERP, GMAO…).
• Le contenu de la base documentaire « opération » disponible dès la phase ingénierie, lors du lancement des activités, permet également d’optimiser les phases de formation et de réception des installations. 

En adoptant un progiciel de Gestion Electronique de Documents Techniques « opérations » en amont du cycle de vie du projet, soit en phase ingénierie,  la base « opération » est donc livrée au démarrage des activités d’exploitation, sans surcoût pour l’exploitant final. De plus, la documentation technique est disponible à chacune des différentes étapes d’un projet, au sein d’un référentiel centralisé.

par Eric Hallé, Responsable Solutions & Expertise, ARTESYS International