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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
Pour simplifier et rationaliser la diffusion des fiches de données de sécurité (FDS), vous souhaitez mettre en place un système informatique performant. Quelles sont les caractéristiques essentielles du système informatique à mettre en place pour qu’il soit conforme à la réglementation REACh ?
Cet ensemble relève quelques défis techniques, organisationnels et réglementaires qui demanderaient une coopération étroite entre un juriste, un informaticien et un chimiste. Il suscite également quelques interrogations auxquelles les réponses seront apportées ci-après.
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Comment et pourquoi constituer un fichier dynamique des couples FDS/produits et clients ?
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Comment gérer efficacement les adresses des courriels de vos clients ?
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Quelles preuves pourrez-vous exhiber en cas de contrôle ?
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Comment pouvez-vous assurer une bonne traçabilité de votre système ?
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Quelle est l’importance de l’horodatage des documents ?
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Comment garantir l’intégrité de vos envois de FDS ?
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4. Comment pouvez-vous assurer une bonne traçabilité de votre système ?
Vous devrez conserver un historique de tous les événements intervenants sur votre système. Vos informaticiens parlent de logs, une sorte de journal de bord. Il s’agit par exemple des fichiers des adresses des destinataires des FDS, des dates des envois et des FDS elles-mêmes. Votre service informatique devra mettre en œuvre un archivage robuste pour accorder une valeur probante à votre système de diffusion de FDS. Il suivra alors les principes de la norme française en vigueur NF Z 42-013 (cf.Diffusion des FDS, quels sont les principaux points à respecter ? [FIC 0187]).
4.1 NF Z 42-013
Norme établie par l’AFNOR concernant l’archivage électronique : spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (mars 2009).
La mise en place de cette norme est relativement contraignante, chronophage et lourde, tant sur le plan organisationnel que technique. Il pourrait donc être pertinent de faire appel à un tiers archiveur.
HAUT DE PAGE4.2 Tiers archiveur
Personne physique ou morale qui se charge pour le compte de tiers d'assurer et de garantir la conservation et l'intégrité de documents électroniques.
Le tiers archiveur, qui maîtrise les procédures de conformité aux normes en vigueur et dispose de l’infrastructure matérielle et logicielle, conservera vos logs informatiques, selon les règles de l’art, pour leur conférer une valeur probante. Vous bénéficiez de sa neutralité en cas de conflit car il ne sera point suspecté, a priori, d’avoir modifié vos données.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Règlement (CE) n° 1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 concernant l'enregistrement, l'évaluation et l'autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances (REACh), instituant une Agence européenne des produits chimiques, modifiant la directive 1999/45/CE et abrogeant le règlement (CEE) n° 793/93 du Conseil et le règlement (CE) n° 1488/94 de la Commission ainsi que la directive 76/769/CEE du Conseil et les directives 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE et 2000/21/CE de la Commission (JOde l’Union européenne, article L. 396 du 30 décembre 2006)
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article 1316-1 créé par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000
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http://www.afnor.org : association française de normalisation, Afnor, organisme officiel français de normalisation, membre de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) - www.afnor.org
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