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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
Pour simplifier et rationaliser la diffusion des fiches de données de sécurité (FDS), vous souhaitez mettre en place un système informatique performant. Quelles sont les caractéristiques essentielles du système informatique à mettre en place pour qu’il soit conforme à la réglementation REACh ?
Cet ensemble relève quelques défis techniques, organisationnels et réglementaires qui demanderaient une coopération étroite entre un juriste, un informaticien et un chimiste. Il suscite également quelques interrogations auxquelles les réponses seront apportées ci-après.
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Comment et pourquoi constituer un fichier dynamique des couples FDS/produits et clients ?
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Comment gérer efficacement les adresses des courriels de vos clients ?
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Quelles preuves pourrez-vous exhiber en cas de contrôle ?
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Comment pouvez-vous assurer une bonne traçabilité de votre système ?
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Quelle est l’importance de l’horodatage des documents ?
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Comment garantir l’intégrité de vos envois de FDS ?
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3. Quelles preuves d’envoi pourrez-vous exhiber en cas de contrôle ?
En cas de contrôle des autorités compétentes de l’État, vous serez en mesure de montrer le système de diffusion de FDS que vous avez mis en place et faire ainsi la preuve de votre conformité avec la législation.
En effet, depuis quelques années, le Code civil (article 1316-1 de mars 2000) reconnaît les preuves dématérialisées sur support électronique dans la mesure où vous en assurez une bonne traçabilité.
3.1 Article 1316-1 de mars 2000
L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
De plus, votre système vous permettra de répondre facilement à l’obligation de REACh [FIC 0121] (article 36) de conserver vos FDS et leurs versions successives éventuelles au moins pendant dix ans après la date à laquelle vous avez fabriqué, importé, fourni ou utilisé pour la dernière fois la substance, telle quelle ou contenue dans un mélange.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Règlement (CE) n° 1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 concernant l'enregistrement, l'évaluation et l'autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances (REACh), instituant une Agence européenne des produits chimiques, modifiant la directive 1999/45/CE et abrogeant le règlement (CEE) n° 793/93 du Conseil et le règlement (CE) n° 1488/94 de la Commission ainsi que la directive 76/769/CEE du Conseil et les directives 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE et 2000/21/CE de la Commission (JOde l’Union européenne, article L. 396 du 30 décembre 2006)
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article 1316-1 créé par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000
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http://www.afnor.org : association française de normalisation, Afnor, organisme officiel français de normalisation, membre de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) - www.afnor.org
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