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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
Pour simplifier et rationaliser la diffusion des fiches de données de sécurité (FDS), vous souhaitez mettre en place un système informatique performant. Quelles sont les caractéristiques essentielles du système informatique à mettre en place pour qu’il soit conforme à la réglementation REACh ?
Cet ensemble relève quelques défis techniques, organisationnels et réglementaires qui demanderaient une coopération étroite entre un juriste, un informaticien et un chimiste. Il suscite également quelques interrogations auxquelles les réponses seront apportées ci-après.
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Comment et pourquoi constituer un fichier dynamique des couples FDS/produits et clients ?
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Comment gérer efficacement les adresses des courriels de vos clients ?
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Quelles preuves pourrez-vous exhiber en cas de contrôle ?
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Comment pouvez-vous assurer une bonne traçabilité de votre système ?
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Quelle est l’importance de l’horodatage des documents ?
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Comment garantir l’intégrité de vos envois de FDS ?
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Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses.
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1. Comment et pourquoi constituer un fichier dynamique des couples FDS/produits et clients ?
Pour disposer d’un outil performant et conforme à la réglementation REACh (qui autorise les FDS électroniques), vous devez :
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constituer une base de données réunissant scrupuleusement l’ensemble de vos FDS et de vos clients ;
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gérer les adresses de ces derniers et archiver tous vos envois.
En effet, l’obligation de fourniture des FDS, au plus tard au moment de la livraison des substances, implique la création d’un fichier qui lie, de manière dynamique, les FDS de vos substances avec les clients de ces substances.
De plus, vous interfacerez ces fichiers avec un logiciel professionnel de publipostage pour l’envoi effectif des FDS aux destinataires appropriés et cela dès leurs commandes.
1.1 Publipostage
Le publipostage consiste à envoyer en nombre des documents personnalisés à une partie ou à la totalité d’un fichier de clients ou prospects.
Bien évidemment, vous devrez tenir à jour scrupuleusement cette base de données, quotidiennement, à chaque nouvelle commande de produits chimiques. À cet égard, si vous disposez d’une gestion des commandes informatisée, vous aurez tout intérêt à créer une liaison active avec le gestionnaire du publipostage pour automatiser de manière optimale le processus d’envoi de vos FDS.
La notification des dates de commandes des clients est essentielle en cas de mise à jour d’une FDS car vous devrez faire parvenir la version actualisée de la FDS à tous les clients ayant acheté la substance au cours des douze derniers mois.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Règlement (CE) n° 1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 concernant l'enregistrement, l'évaluation et l'autorisation des substances chimiques, ainsi que les restrictions applicables à ces substances (REACh), instituant une Agence européenne des produits chimiques, modifiant la directive 1999/45/CE et abrogeant le règlement (CEE) n° 793/93 du Conseil et le règlement (CE) n° 1488/94 de la Commission ainsi que la directive 76/769/CEE du Conseil et les directives 91/155/CEE, 93/67/CEE, 93/105/CE et 2000/21/CE de la Commission (JOde l’Union européenne, article L. 396 du 30 décembre 2006)
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article 1316-1 créé par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000
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http://www.afnor.org : association française de normalisation, Afnor, organisme officiel français de normalisation, membre de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) - www.afnor.org
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