Connaître le contrat
Comment maîtriser les six bombes à retardement des projets ?

Le contrat est au cœur du projet. Connaître son contrat et son contenu est un des commandements du management de projet.

Il est donc essentiel pour le chef de projet et son équipe de bien comprendre le contrat, sa structure, son scope et les obligations des parties (le client, le constructeur et les tierces parties).

En général, la phase d’offre induit de nombreux échanges, réunions et accords quelquefois sous-jacents au contrat ou non totalement repris dans le contrat, des phases de clarifications avec des questions-réponses ont pu être traitées pas les équipes d’offre.

Il est donc primordial d’assurer un transfert organisé et « propre » avec tout l’historique des échanges et décisions prises en phase d’offre pour que l’équipe d’exécution, généralement différente de l’équipe d’offre, puisse avoir toutes ces informations nécessaires et ne pas se trouver en porte-à-faux vis-à-vis du client sur certains sujets.

Un soin particulier et des procédures doivent être mises en place au sein de l’entreprise pour que ce transfert soit structuré, détaillé et complet. Ce transfert constitue un premier retour d’expérience aussi entre les équipes, comme ce sera à nouveau le cas en phase de clôture.

Une bonne gestion de la correspondance juridique relative au contrat sera un plus dans son déroulement. Elle inclut une préparation au fil de l’eau des éléments nécessaires et pertinents à la constitution de notifications au client en vue de construire des réclamations documentées, recevables, et difficilement discutables ou opposables.

Certains éléments du contrat sont à considérer comme des filets de sécurité si des événements entraînant des problèmes majeurs viennent à arriver.

Il sera nécessaire de garder toujours sous la main le contrat et de le relire en permanence afin de ne pas s’apercevoir trop tard que des actions nécessaires auraient pu être mises en place pour limiter ou supprimer par exemple un risque.

Pour cela, le chef de projet peut être épaulé par un spécialiste, le contract manager qui aura pu préparer pour l’équipe un résumé du contrat avec ses clauses, les livrables, les performances garanties et les conséquences de non-respect de certaines clauses.

Toute l’équipe doit se sentir impliquée pour remonter de manière préventive tout dysfonctionnement ou problème pouvant mener à une discussion...