Identifier les différentes causes d’écarts de coûts : Mettre en place des plans d’actions

2.1 - Vision planning

3 - Identifier les causes racines de l’écart potentiel dès le démarrage du projet

3.1 - Analyses à réaliser dès le démarrage du projet

Outil
3.2 - Causes externes à l’organisme réalisant le projet
3.3 - Causes internes à l’organisme réalisant le projet
3.4 - De l’identification des causes des écarts à leur prévention

4 - Traiter les écarts lorsqu’ils apparaissent

4.1 - Responsabilités du gestionnaire de contrat du projet

Outil

5 - Mettre en place des plans d’actions

5.1 - Identification du problème
5.2 - Solution proposée
5.3 - Impact sur le projet
5.4 - Conclusion

6 - Notre conseil

6.1 - Limitez les écarts de coût en trois points

7 - Erreurs à éviter

7.1 - Ne prêtez pas une énorme attention à la reprévision périodique du reste à faire

8 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Cette fiche analyse les différentes causes pouvant induire des écarts financiers sur projet et fournit des plans d’actions proposés par des membres de l’équipe projet, permettant de réduire l’écart ou d’améliorer la prévision.

Les écarts ne sont pas dus seulement à un manque de connaissance ou d’optimisation (lissage ou nivellement, mise en parallèle de tâches, renégociation de contrats…), mais à des problèmes profonds de management, d’organisation ou de problématiques techniques sur lesquels le responsable des devis et le contrôleur de gestion n’ont que peu de prise.

Il convient toutefois, dans un premier temps, d’identifier les causes racines des écarts et, dans un deuxième temps, de mettre en place des plans d’actions pour les réduire ou pour éviter que la situation ne s’aggrave.

Le but de cette fiche est d’analyser l’intégration des incertitudes techniques et des aléas au sein du planning, de l’analyse de risques, et du budget.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1700

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5. Mettre en place des plans d’actions

Dans cette étape, nous allons parler d’un type de dérive pour laquelle le contrôleur financier peut agir directement en proposant des solutions peu « classiques ».

5.1 Identification du problème

Au démarrage du projet, une activité est sur le chemin critique et ne dispose pas de marge clairement identifiée. Après discussion avec les responsables de lots, le contrôleur financier découvre que le coût de cette activité est principalement lié à la livraison d’un jalon technique prévu avec un fournisseur sur lequel la spécification technique n’est pas claire et qui présente un risque de surcoût important de non-maturité de la solution du fournisseur.

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5.2 Solution proposée

Plutôt que d’attendre que le risque tombe, le contrôleur financier peut proposer au chef de projet de mettre en place un suivi plus important du fournisseur, en intégrant une ressource non prévue. Cette nouvelle interface va discuter avec le fournisseur et les responsables internes afin de clarifier la spécification technique et obtenir un produit mature à la livraison.

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5.3 Impact sur le projet

En réalisant cette activité, ce projet aura un surcoût au début de l’affaire lié à l’interface renforcée mais va permettre de réduire les risques techniques de non-maturité du produit du fournisseur. Le contrôleur financier, avant de proposer cette solution, a analysé le surcoût en rapport au gain potentiel.

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5.4 Conclusion

Cet exemple montre que le contrôleur financier, en analysant au plus tôt les causes principales d’écart, peut agir en proposant des actions préventives, annulant ou réduisant un risque futur. Le contrôleur financier est un acteur de la réduction de coût, tout en gardant son indépendance et son objectivité.

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