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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Cette fiche analyse les différentes causes pouvant induire des écarts financiers sur projet et fournit des plans d’actions proposés par des membres de l’équipe projet, permettant de réduire l’écart ou d’améliorer la prévision.
Les écarts ne sont pas dus seulement à un manque de connaissance ou d’optimisation (lissage ou nivellement, mise en parallèle de tâches, renégociation de contrats…), mais à des problèmes profonds de management, d’organisation ou de problématiques techniques sur lesquels le responsable des devis et le contrôleur de gestion n’ont que peu de prise.
Il convient toutefois, dans un premier temps, d’identifier les causes racines des écarts et, dans un deuxième temps, de mettre en place des plans d’actions pour les réduire ou pour éviter que la situation ne s’aggrave.
Le but de cette fiche est d’analyser l’intégration des incertitudes techniques et des aléas au sein du planning, de l’analyse de risques, et du budget.
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Notre conseil5. Mettre en place des plans d’actions
Dans cette étape, nous allons parler d’un type de dérive pour laquelle le contrôleur financier peut agir directement en proposant des solutions peu « classiques ».
5.1 Identification du problème
Au démarrage du projet, une activité est sur le chemin critique et ne dispose pas de marge clairement identifiée. Après discussion avec les responsables de lots, le contrôleur financier découvre que le coût de cette activité est principalement lié à la livraison d’un jalon technique prévu avec un fournisseur sur lequel la spécification technique n’est pas claire et qui présente un risque de surcoût important de non-maturité de la solution du fournisseur.
HAUT DE PAGE5.2 Solution proposée
Plutôt que d’attendre que le risque tombe, le contrôleur financier peut proposer au chef de projet de mettre en place un suivi plus important du fournisseur, en intégrant une ressource non prévue. Cette nouvelle interface va discuter avec le fournisseur et les responsables internes afin de clarifier la spécification technique et obtenir un produit mature à la livraison.
HAUT DE PAGE5.3 Impact sur le projet
En réalisant cette activité, ce projet aura un surcoût au début de l’affaire lié à l’interface renforcée mais va permettre de réduire les risques techniques de non-maturité du produit du fournisseur. Le contrôleur financier, avant de proposer cette solution, a analysé le surcoût en rapport au gain potentiel.
HAUT DE PAGE5.4 Conclusion
Cet exemple montre que le contrôleur financier, en analysant au plus tôt les causes principales d’écart, peut agir en proposant des actions préventives, annulant ou réduisant un risque futur. Le contrôleur financier est un acteur de la réduction de coût, tout en gardant son indépendance et son objectivité.
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Mettre en place des plans d’actions
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Outil
Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet (Outil
fic1700m1.docx
).Cet outil définit les rôles et responsabilité du Gestionnaire de contrat du Projet
-
Outil
Les niveaux de précision des estimations de coûts (Outil
fic1700m2.docx
).
Cet outil propose un niveau de précision de l’estimation des coûts en fonction de la maturité du projet et suivant chaque situation de l’offre.
-
Outil
Rôles et responsabilité du contrôleur financier du projet (Outil
fic1700m3.docx
).
Cet outil définit les rôles et responsabilité du contrôleur financier du projet
-
Outil
Le management des risques suivant le PMI (Outil
fic1700m4.docx
).
Cet outil définit le processus de management des risques suivant le PMI
-
Outil
Diagramme des causes et effets à l’origine d’un écart...
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