Identifier les différentes causes d’écarts de coûts : Mettre en place une démarche pertinente d’analyse des coûts

Sommaire
Médias

Présentation

1 - Mettre en place une démarche pertinente d’analyse des coûts

2 - Procéder à une analyse de risques

2.1 - Vision planning

3 - Identifier les causes racines de l’écart potentiel dès le démarrage du projet

3.1 - Analyses à réaliser dès le démarrage du projet

Outil
3.2 - Causes externes à l’organisme réalisant le projet
3.3 - Causes internes à l’organisme réalisant le projet
3.4 - De l’identification des causes des écarts à leur prévention

4 - Traiter les écarts lorsqu’ils apparaissent

4.1 - Responsabilités du gestionnaire de contrat du projet

Outil

5 - Mettre en place des plans d’actions

5.1 - Identification du problème
5.2 - Solution proposée
5.3 - Impact sur le projet
5.4 - Conclusion

6 - Notre conseil

6.1 - Limitez les écarts de coût en trois points

7 - Erreurs à éviter

7.1 - Ne prêtez pas une énorme attention à la reprévision périodique du reste à faire

8 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Cette fiche analyse les différentes causes pouvant induire des écarts financiers sur projet et fournit des plans d’actions proposés par des membres de l’équipe projet, permettant de réduire l’écart ou d’améliorer la prévision.

Les écarts ne sont pas dus seulement à un manque de connaissance ou d’optimisation (lissage ou nivellement, mise en parallèle de tâches, renégociation de contrats…), mais à des problèmes profonds de management, d’organisation ou de problématiques techniques sur lesquels le responsable des devis et le contrôleur de gestion n’ont que peu de prise.

Il convient toutefois, dans un premier temps, d’identifier les causes racines des écarts et, dans un deuxième temps, de mettre en place des plans d’actions pour les réduire ou pour éviter que la situation ne s’aggrave.

Le but de cette fiche est d’analyser l’intégration des incertitudes techniques et des aléas au sein du planning, de l’analyse de risques, et du budget.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1700

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Procéder à une analyse de risques

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1. Mettre en place une démarche pertinente d’analyse des coûts

Outil

Pour mettre en place un processus de suivi financier, il est important de comprendre que le contrôleur financier du projet (cf. Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet (Outil fic1700m1.docx )), dans son analyse financière des prévisions de dépenses à fin d’affaires, doit concaténer au sein d’un seul et même outil des données provenant d’un grand nombre de disciplines.

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On peut citer par exemple :

des données réglementaires (coûts d’instruction de dossier administratif, coûts de préétudes, coûts de R&D, etc.) ;
des données provenant des achats (coûts de contractualisation avec les sous-traitants, coûts de reprises de marchés en cas de défaillances, etc.) ;
des données techniques (coûts des activités, incertitudes sur ces activités etc.) ;
des données provenant du gestionnaire des risques (délais liés à la mise en place d’un plan d’action nécessaire pour abaisser un risque, etc.) ;
des données provenant des ressources humaines (disponibilité des ressources, périodes de formation et de montée en puissance d’une ressource, etc.).

Cette liste n’est pas exhaustive.

De plus, le contrôleur financier du projet ne peut pas être expert dans tous les domaines et doit s’en remettre aux spécialistes des différentes disciplines pour estimer les coûts des activités.

Tout ceci a été préalablement établi dans le devis initial de l’affaire qui constitue la référence de base du projet et qui constituera le point de départ de la fiche affaire (la base line) (cf. La fiche d’affaire

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