Identifier les différentes causes d’écarts de coûts : Traiter les écarts lorsqu’ils apparaissent

2.1 - Vision planning

3 - Identifier les causes racines de l’écart potentiel dès le démarrage du projet

3.1 - Analyses à réaliser dès le démarrage du projet

Outil
3.2 - Causes externes à l’organisme réalisant le projet
3.3 - Causes internes à l’organisme réalisant le projet
3.4 - De l’identification des causes des écarts à leur prévention

4 - Traiter les écarts lorsqu’ils apparaissent

4.1 - Responsabilités du gestionnaire de contrat du projet

Outil

5 - Mettre en place des plans d’actions

5.1 - Identification du problème
5.2 - Solution proposée
5.3 - Impact sur le projet
5.4 - Conclusion

6 - Notre conseil

6.1 - Limitez les écarts de coût en trois points

7 - Erreurs à éviter

7.1 - Ne prêtez pas une énorme attention à la reprévision périodique du reste à faire

8 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Cette fiche analyse les différentes causes pouvant induire des écarts financiers sur projet et fournit des plans d’actions proposés par des membres de l’équipe projet, permettant de réduire l’écart ou d’améliorer la prévision.

Les écarts ne sont pas dus seulement à un manque de connaissance ou d’optimisation (lissage ou nivellement, mise en parallèle de tâches, renégociation de contrats…), mais à des problèmes profonds de management, d’organisation ou de problématiques techniques sur lesquels le responsable des devis et le contrôleur de gestion n’ont que peu de prise.

Il convient toutefois, dans un premier temps, d’identifier les causes racines des écarts et, dans un deuxième temps, de mettre en place des plans d’actions pour les réduire ou pour éviter que la situation ne s’aggrave.

Le but de cette fiche est d’analyser l’intégration des incertitudes techniques et des aléas au sein du planning, de l’analyse de risques, et du budget.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1700

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Mettre en place des plans d’actions

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4. Traiter les écarts lorsqu’ils apparaissent

Malgré l’analyse initiale peuvent survenir des aléas amenant un écart sur la prévision à fin d’affaires.

En premier lieu, il convient d’interroger le responsable du lot qui est concerné pour voir :

s’il connaît la cause de l’écart (technique, planning, contractuelle, etc.) ;
si l’écart est déjà avéré ou si c’est un écart prévisionnel sur lequel il peut encore agir ;
si un plan d’action est déjà en place.

À partir de cette information, vous aurez la possibilité de voir l’impact éventuel sur votre prévision et quelles sont vos marges de manœuvre :

le risque est déjà prévu dans les provisions pour risques ;
le risque est potentiellement absorbable dans la réserve de management ;
le plan d’action établi peut permettre de réduire l’impact financier ;
le risque est avéré et il convient de constater l’écart.

4.1 Responsabilités du gestionnaire de contrat du projet

Le rôle du gestionnaire de contrat du projet n’est en aucun cas de trouver une solution pour pallier l’écart. La plupart des plans d’actions ne sont pas dans sa sphère de responsabilité.

Outil

Il doit chercher le plus d’informations objectives possibles pour se faire une idée de la probabilité d’occurrence du risque financier et de son montant. À partir de là, il devient alors avec le contrôleur financier (cf. Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet (Outil fic1700m3.docx )) :

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le garant de l’information financière en présentant, de façon documentée, l’écart financier avec le plan d’action associé ;
s’il ne croit pas aux chiffres présentés, il a avec le contrôleur financier la responsabilité d’alerter le chef...

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