Règle n° 2 : Transparence et communication
Bâtir une relation équilibrée avec les fournisseurs

Afin de maîtriser le processus achats [FIC 0452], et au regard de la norme ISO 9001, l’organisme doit sélectionner ses fournisseurs (a minima, ceux pouvant avoir un impact sur la qualité du produit final).

Il convient donc de construire une grille de sélection multicritères (commercial, financier, technique, organisationnel, qualité, certification, etc.). Chaque critère doté d’une cotation permettra de déterminer une « note » globale et de réaliser une sélection pertinente et objective des fournisseurs précédemment identifiés.

Entretenir le premier contact pris lors de l’étape d’identification en informant le fournisseur qu’il entre dans une phase de sélection et lui proposer d’y participer activement contribuera à instaurer dès le départ une relation équilibrée sans rapport de force ou de supériorité.

Organiser une rencontre afin de lui exposer les besoins, les raisons de cette démarche, échanger avec lui sur les critères de cotation établis et enfin compléter ensemble un questionnaire type reprenant l’ensemble des critères que vous avez définis.

Dans une relation client-fournisseur équilibrée, la transparence doit primer, les fournisseurs pourront d’autant mieux se positionner s’ils connaissent précisément vos critères de sélection. D’autre part vous pourrez apprécier ou non le niveau d’investissement de chacun des fournisseurs à travers la réactivité, l’esprit de partenariat, la transparence, le volontariat dont ils font ou non preuve, et pondérer ainsi votre cotation.