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Auteur(s)
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Lionel PONSOT : Président d’ELLIPSYS
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Lire l’articleINTRODUCTION
La norme ISO 9001 est bâtie sur les 8 principes de management de la qualité, dont celui de « Développer des relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs ».
Dans un marché de plus en plus soumis à la concurrence, à des contraintes de réactivité, il est primordial d’appréhender la relation avec son fournisseur comme un partenariat afin de sécuriser et maîtriser sa sous-traitance. Cette approche gagnant-gagnant doit être intégrée dès le début et à chaque étape du processus d’achat.
Cette fiche vous donnera les clés pour construire ce partenariat.
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Règle n° 4 : Entretenir son image4. Règle n° 3 : Surveillance, mesurage et communication
Afin d’éviter tout conflit ultérieur, dès la première commande et pour toutes les commandes suivantes, il convient d’être clair sur les conditions d’achat (délai, prix, mode et conditions de paiement, etc.) et les caractéristiques du produit commandé (dimensions, certification, contrôle, etc.).
Ces informations peuvent être retranscrites sur la commande elle-même, sur un contrat, ou encore dans un cahier des charges.
Il faut également favoriser la relance préventive à la relance corrective pour éviter tout problème de disponibilité des produits achetés. Les méthodes de relance peuvent être variables (verbales, écrites, visite chez le fournisseur).
Afin de maîtriser le processus achats [FIC 0452], et au regard de la norme ISO 9001, des enregistrements sur les niveaux de performance des fournisseurs doivent être réalisés. Selon l’organisation de l’entreprise, ce peut être le service qualité qui vient en appui pour la détermination et le suivi des indicateurs de suivi des performances (nombre des non-conformités/nombre de livraisons, coûts des non-conformités/chiffre d’affaires réalisé, nombre de retards/nombre de livraisons, prix pratiqués/prix moyen du marché).
Les acteurs du processus achats doivent alors faire preuve d’une grande capacité de communication en interne afin d’être au courant et à l’écoute de toutes les anomalies liées à la fourniture achetée, et émergeant de différents autres processus (réception, production, en cours d’utilisation des fournitures, etc.).
La finalité du suivi des performances est d’engager si nécessaire des actions correctives, d’amélioration ou encore des audits auprès des fournisseurs. Au cours de ces actions, les échanges doivent être réguliers, complets et porter sur les actions définies, leur avancement, les difficultés rencontrées.
Globalement il convient d’accompagner le fournisseur dans une démarche de progrès, les bénéfices d’une telle démarche allant aux deux parties.
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