Suivez le plan d’actions
Élaborer et suivre le plan d’actions avec les audités

Le suivi du plan d’actions se passe à plusieurs niveaux.

Tout d’abord, pour un suivi opérationnel, il est intéressant de pouvoir suivre l’avancement de la mise en œuvre de chacune des actions. Pour ce faire, vous renseignerez un état d’avancement, c’est-à-dire un résumé des étapes principales (date - résumé). Pour des actions un peu complexes, une démarche de gestion de projet est plus adéquate. Dans le plan d’actions, vous ne suivrez alors que les « macro-jalons » tandis que le responsable du projet suivra le projet avec des outils classiques de gestion de projet.

Le suivi du plan d’actions implique souvent une mise à jour des délais. Dans ce cas, il est opportun de conserver l’information relative du premier délai annoncé, le « délai prévu » et de prévoir la possibilité de renseigner un « délai révisé ».

En tant que responsable qualité, vous vous assurerez que chacun des responsables de chacune des actions s’empare du sujet et le fasse avancer (cf. Suivre les plans d’actions [FIC 0370]). Régulièrement vous irez à leur rencontre pour faire un point, identifier les points de blocage et les aider dans leur progression. Ces points peuvent s’intégrer dans l’ordre du jour des réunions d’équipe. Vous pourrez également mettre en place un comité dédié pour suivre le plan d’actions.

Dans le cas du suivi des actions suite à la non-conformité, vous vous assurerez que la mise en œuvre des actions de correction (immédiates) soit rapide, que l’identification des causes permet de relever les causes profondes et que les actions identifiées soient réalisables rapidement de manière à maîtriser les non-conformités.

Une fois l’action mise en œuvre ou le projet terminé, vous renseignerez la date de réalisation. Mais ce n’est pas parce que l’action est finalisée qu’elle est efficace.