Maîtriser et automatiser les processus : Erreurs à éviter

1.1 - Évaluer la maturité des processus

2 - Choisir le type d’automatisation de processus

2.1 - Automatiser un sous-processus répétitif et à faible valeur ajoutée
2.2 - Automatiser un processus métier avec l’approche de bout en bout
2.3 - Synthèse

3 - Dérouler votre projet

4 - Notre conseil

4.1 - Retenez une approche en mode projet
4.2 - Choisissez un premier périmètre qui démontrera l’intérêt et fournira des résultats probants
4.3 - Choisissez les bons contributeurs et les bons partenaires

5 - Erreurs à éviter

5.1 - Ne pensez pas qu’une solution logicielle va régler tous vos problèmes
5.2 - Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la mise en place
5.3 - Ne sous-estimez pas les difficultés liées au démarrage de l’application
5.4 - N’oubliez pas de communiquer tout le long du projet
5.5 - N’hésitez pas à fêter votre succès

6 - Foire aux questions

7 - Glossaire

Références

Présentation

Auteur(s)

Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI

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INTRODUCTION

Vous avez mis en place l’approche processus, vous avez un système de management orienté vers les parties intéressées et la création de valeur pour vos clients. Vous souhaitez passer à une étape supplémentaire, car vous percevez que des gisements de progrès importants existent. Vous avez raison, puisqu’une réduction de 15 à 30 % des coûts est évoquée par plusieurs sources.

L’ampleur des responsabilités qui incombent à un manager nécessite une solution efficace de gestion des processus d’entreprise.

Une étude mondiale de Deloitte auprès des DSI révèle ainsi que les responsables informatiques ont fait de la transformation et de l’automatisation des processus leur priorité en matière de transformation numérique. 69 % des 1 437 responsables interrogés l’ont en effet citée comme le sujet prioritaire devant tous les autres (source : LeMagIT d’août 2019).

Vous identifiez qu’il s’agit d’un projet à risque pour votre structure avec la nécessité de choix importants concernant l’organisation, les personnes à impliquer et les outils à mettre en place.

Nous allons apporter dans cette fiche pratique notre retour d’expérience concernant les démarches possibles, notre conseil et quelques erreurs à éviter.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1763

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5. Erreurs à éviter

5.1 Ne pensez pas qu’une solution logicielle va régler tous vos problèmes

Les solutions mises en place répondront à des besoins qui ont été clairement identifiés dans un contexte donné. Elles ne permettront pas de résoudre d’autres problèmes, par exemple pour des fonctionnements particuliers ou des situations organisationnelles qui n’ont pas été prévues.

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5.2 Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la mise en place

L’automatisation de processus est de nature relativement complexe avec des questions qu’il ne faut pas négliger. Ceci nécessite des échanges et des itérations qu’il convient de ne pas négliger pour obtenir un système accepté et mis en œuvre efficacement.

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5.3 Ne sous-estimez pas les difficultés liées au démarrage de l’application

Au même titre que le démarrage d’un ERP, les premiers cas d’usage traités en réel sont déterminants pour le succès de votre projet. À l’inverse, des dysfonctionnements ou erreurs peuvent avoir des conséquences néfastes tant dans leur effet sur les données de l’entreprise que sur la confiance accordée par les collaborateurs au système en place.

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5.4 N’oubliez pas de communiquer tout le long du projet

L’automatisation de processus change des habitudes et de fait peut générer de l’inquiétude chez certaines personnes. Une communication régulière permet à chacun de mieux cerner l’ampleur des changements. Nous recommandons l’implication à cette communication de la direction générale ou du service en pilotage du projet. Cela peut prendre différentes formes en fonction de l’organisation et des habitudes de l’entreprise (infos flash, affichage, news sur le site Internet…).

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5.5 N’hésitez...

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