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Auteur(s)
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Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous avez mis en place l’approche processus, vous avez un système de management orienté vers les parties intéressées et la création de valeur pour vos clients. Vous souhaitez passer à une étape supplémentaire, car vous percevez que des gisements de progrès importants existent. Vous avez raison, puisqu’une réduction de 15 à 30 % des coûts est évoquée par plusieurs sources.
L’ampleur des responsabilités qui incombent à un manager nécessite une solution efficace de gestion des processus d’entreprise.
Une étude mondiale de Deloitte auprès des DSI révèle ainsi que les responsables informatiques ont fait de la transformation et de l’automatisation des processus leur priorité en matière de transformation numérique. 69 % des 1 437 responsables interrogés l’ont en effet citée comme le sujet prioritaire devant tous les autres (source : LeMagIT d’août 2019).
Vous identifiez qu’il s’agit d’un projet à risque pour votre structure avec la nécessité de choix importants concernant l’organisation, les personnes à impliquer et les outils à mettre en place.
Nous allons apporter dans cette fiche pratique notre retour d’expérience concernant les démarches possibles, notre conseil et quelques erreurs à éviter.
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Foire aux questions5. Erreurs à éviter
5.1 Ne pensez pas qu’une solution logicielle va régler tous vos problèmes
Les solutions mises en place répondront à des besoins qui ont été clairement identifiés dans un contexte donné. Elles ne permettront pas de résoudre d’autres problèmes, par exemple pour des fonctionnements particuliers ou des situations organisationnelles qui n’ont pas été prévues.
HAUT DE PAGE5.2 Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la mise en place
L’automatisation de processus est de nature relativement complexe avec des questions qu’il ne faut pas négliger. Ceci nécessite des échanges et des itérations qu’il convient de ne pas négliger pour obtenir un système accepté et mis en œuvre efficacement.
HAUT DE PAGE5.3 Ne sous-estimez pas les difficultés liées au démarrage de l’application
Au même titre que le démarrage d’un ERP, les premiers cas d’usage traités en réel sont déterminants pour le succès de votre projet. À l’inverse, des dysfonctionnements ou erreurs peuvent avoir des conséquences néfastes tant dans leur effet sur les données de l’entreprise que sur la confiance accordée par les collaborateurs au système en place.
HAUT DE PAGE5.4 N’oubliez pas de communiquer tout le long du projet
L’automatisation de processus change des habitudes et de fait peut générer de l’inquiétude chez certaines personnes. Une communication régulière permet à chacun de mieux cerner l’ampleur des changements. Nous recommandons l’implication à cette communication de la direction générale ou du service en pilotage du projet. Cela peut prendre différentes formes en fonction de l’organisation et des habitudes de l’entreprise (infos flash, affichage, news sur le site Internet…).
HAUT DE PAGE5.5 N’hésitez...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
Guide pour l’automatisation numérique des processus IBM 2020
-
Étude GARTNER du marché et des outils d’automatisation des processus métier, GARTNER Décembre 2021
-
Livre blanc : Comment booster et fiabiliser vos processus grâce aux technologies d’automatisation ?
-
Guide de la gestion des processus – BPM CBOK V4 (Club des pilotes de processus, AFNOR Éditions 2021)
Approche processus et BPM pour managers et consultants qualité : https://www.youtube.com/watch?v=To1YGyalldU
Il s’agit de la présentation de M. Olec Kovalevsky de l’approche processus et BPM à destination des managers et consultants qualité (mars 2022)
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