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Auteur(s)
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Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous avez mis en place l’approche processus, vous avez un système de management orienté vers les parties intéressées et la création de valeur pour vos clients. Vous souhaitez passer à une étape supplémentaire, car vous percevez que des gisements de progrès importants existent. Vous avez raison, puisqu’une réduction de 15 à 30 % des coûts est évoquée par plusieurs sources.
L’ampleur des responsabilités qui incombent à un manager nécessite une solution efficace de gestion des processus d’entreprise.
Une étude mondiale de Deloitte auprès des DSI révèle ainsi que les responsables informatiques ont fait de la transformation et de l’automatisation des processus leur priorité en matière de transformation numérique. 69 % des 1 437 responsables interrogés l’ont en effet citée comme le sujet prioritaire devant tous les autres (source : LeMagIT d’août 2019).
Vous identifiez qu’il s’agit d’un projet à risque pour votre structure avec la nécessité de choix importants concernant l’organisation, les personnes à impliquer et les outils à mettre en place.
Nous allons apporter dans cette fiche pratique notre retour d’expérience concernant les démarches possibles, notre conseil et quelques erreurs à éviter.
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Choisir le type d’automatisation de processus1. Identifier le périmètre d’étude
Une approche processus est une démarche pour construire un système organisationnel.
Ce système précise l’organisation du travail au sein de l’entreprise. Il doit être performant, robuste et efficient.
Comme toute entreprise, votre activité est régie et rythmée par des processus métier structurés. Ceux-ci comportent des tâches à réaliser manuellement et d’autres qui peuvent être automatisées. L’ensemble de ces tâches, constituant une chaîne d’activités ou flux de valeur, est le périmètre d’étude de l’automatisation des processus.
Véritable composante de la stratégie de digitalisation des entreprises, l’automatisation (aussi appelée digitalisation ou numérisation) des processus a pour objectif final d’améliorer l’efficacité au quotidien, en gagnant en rapidité ou en fiabilité, ou sur les deux tableaux à la fois, en limitant le nombre d’erreurs.
De façon plus précise, elle peut viser le renforcement de la maîtrise métier, l’amélioration de la satisfaction client, la réduction de certains coûts de traitement. Elle facilite la collaboration et permet de prendre des décisions plus sereinement sur la base de données plus fiables, car plus actuelles et plus complètes.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, cette démarche va au-delà du simple fait de mettre les nouvelles technologies au service du bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Elle implique potentiellement une nouvelle organisation interne, organisation qui doit prendre en compte parfois la résistance au changement des équipes.
1.1 Évaluer la maturité des processus
Nous vous invitons à lister l’ensemble de vos processus en place, à en déterminer leur valeur ajoutée pour vos clients. Pour chacun d’entre eux, décortiquez les différentes étapes, indiquez les différentes tâches, les jalons à valider pour passer à l’étape d’après, les différents acteurs impliqués, etc.
Pour chaque processus retenu comme compatible à l’automatisation, on peut avantageusement utiliser une grille de maturité des processus basée sur des critères parmi les suivants :
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la satisfaction des parties intéressées (acteurs de l’entreprise et clients prioritairement) ;
-
le fonctionnement par processus ;
-
la mise en...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
Guide pour l’automatisation numérique des processus IBM 2020
-
Étude GARTNER du marché et des outils d’automatisation des processus métier, GARTNER Décembre 2021
-
Livre blanc : Comment booster et fiabiliser vos processus grâce aux technologies d’automatisation ?
-
Guide de la gestion des processus – BPM CBOK V4 (Club des pilotes de processus, AFNOR Éditions 2021)
Approche processus et BPM pour managers et consultants qualité : https://www.youtube.com/watch?v=To1YGyalldU
Il s’agit de la présentation de M. Olec Kovalevsky de l’approche processus et BPM à destination des managers et consultants qualité (mars 2022)
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