Maîtriser le processus de communication interne : Définir le processus de communication interne

2.1 - § 5.1 Leadership et engagement
2.2 - § 5.2 Politique
2.3 - § 5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisme
2.4 - § 6.2 Objectifs qualité et planification des actions pour les atteindre
2.5 - § 7.1.3 Infrastructure
2.6 - § 7.4 Communication
2.7 - PDCA et communication interne

3 - Définir le processus de communication interne

3.1 - Rôles et responsabilités
3.2 - Documenter le processus

Tableau 1
3.3 - Définir les supports et vecteurs de communication

4 - Mesurer et améliorer l’efficacité du processus de communication interne

4.1 - Développer les compétences en matière de communication

5 - Notre conseil

5.1 - Diagnostiquez vos pratiques

Outil
5.2 - Déployez les bonnes pratiques internes à la communication externe
5.3 - Mesurez la performance de la communication
5.4 - Facilitez la communication transversale

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne négligez pas la communication interne !
6.2 - Ne surestimez pas les outils nouvelle génération

7 - Abréviations et acronymes

8 - Glossaire

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement

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INTRODUCTION

Vous devez définir et mettre en œuvre les activités de communication interne. Au-delà des exigences normatives, la communication interne est indispensable à la réussite de l’entreprise et au développement des personnes qui la composent. Mais encore faut-il savoir ce qu’il faut communiquer, à qui et comment et, enfin, comment s’assurer de l’efficacité des actions de communication ?

Bien menées, les actions de communication contribuent à la sensibilisation et à l’implication du personnel de façon à ce qu’il participe activement à l’amélioration du fonctionnement de l’entreprise, à l’efficacité du système de management de la qualité et à la prise en compte de toutes les parties prenantes.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0462

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Mesurer et améliorer l’efficacité du processus de communication interne

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3. Définir le processus de communication interne

Il est de la responsabilité de l’organisme de considérer la communication interne comme une activité qui a toute son importance dans l’organisation. En effet, il s’agit là de transmettre à toutes les parties prenantes de l’entreprise les éléments qui la concernent, que ce soit à titre informatif, consultatif ou participatif.

3.1 Rôles et responsabilités

Afin de garantir une implication de l’ensemble de l’organisation, il peut être intéressant de définir par processus des personnes en charge de la communication relevant de leur périmètre (pilotes de processus, responsable de service…) et de s’appuyer sur une personne référente (responsable communication, pilote de la communication interne par exemple) pour assurer la cohérence de mise en forme, les tournures syntaxiques, le respect des valeurs portées par la société…

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3.2 Documenter le processus

Que vous fassiez de la communication un processus ou une activité, rappelez-vous que sans disposition documentée, il n’y a pas de maîtrise.

Il est donc nécessaire d’organiser cette communication, de la codifier avec un niveau de formalisation suffisant et adapté.

Ces aspects peuvent être consignés dans une procédure, fiche de description du processus ou tout autre support que vous jugerez pertinent (chapitre VII.5 Informations documentées – ISO 9001:2008). La formalisation d’un tableau (cf. Modalités de communication interne) apparaît être la solution la plus facile pour définir chacun de ces aspects.

Un logigramme peut également servir à présenter les modalités de mise en œuvre et d’amélioration du processus de communication interne.

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3.3 Définir les supports et vecteurs de communication

Les supports et les moyens de communication à mettre en œuvre dépendent des caractéristiques de l’entreprise (structure et taille en particulier) ainsi que de la localisation géographique des acteurs.

Ils peuvent se présenter de différentes façons telles que :