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Auteur(s)
-
Jean DE LA HOUPLIERE : Consultant-enseignant-formateur en management de la qualité pour la performance opérationnelle, Gérant du cabinet de conseil JEMA-Solutions basé à Lyon
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
La description de votre organisation et de votre fonctionnement s’appuie sur le principe de management par approche système de processus. Celle-ci vous a certainement permis d’identifier les acteurs impliqués dans le déroulement des activités.
La définition de poste (ou de fonction) est un outil de communication à la fois individuel et collectif du « qui fait quoi ? ». Leur rédaction permet de définir et de communiquer les principales missions, responsabilités et autorités du personnel.
Cette fiche vous guidera pour répondre à des questions pratiques et vous permettre d’avoir des définitions de fonction qui contribuent à l’amélioration continue et à la performance de votre organisation.
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A qui servent les définitions de fonction ?5. Quelles informations doit-on trouver dans une définition de fonction ?
D’un point de vue opérationnel, le sommaire d’une définition de fonction peut être le suivant :
-
hiérarchie ;
-
délégation ;
-
profil ;
-
missions principales ;
-
relations internes et/ou externes ;
-
habilitations.
A minima, elles doivent comprendre les rubriques « Profil » et « Missions principales ». Les autres peuvent n’apparaître qu’en cas de réelle nécessité dans les grandes structures ou pour des fonctions à « hautes responsabilités », par exemple (règle du juste nécessaire).
OutilEn complément au formulaire de rédaction, consultez le formulaire de rédaction d’une définition de fonction (Outil fic0339m1.docx ) et l’Exemple de définition de fonction (Outil fic0339m2.docx ).
5.1 L’en-tête
L’en-tête comprend :
-
l’intitulé et la date de mise à jour qui composent la référence de la définition de fonction en vigueur dès lors que la rédaction et la validation ont été visées ;
-
le métier (ou la catégorie) qui permet de regrouper les définitions de fonction au sein d’une famille (exemples : gestion, commerce, technique, production, logistique, qualité, etc.) sous la responsabilité d’un même rédacteur ;
-
le périmètre organisationnel (filiale, division, usine, etc.) ou géographique (continent, pays, site, etc.) sur lequel elle est applicable.
5.2 Le paragraphe « Hiérarchie »
Il complète le lien avec l’organigramme en décrivant le rattachement...
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Quelles informations doit-on trouver dans une définition de fonction ?
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
Outil
Formulaire de rédaction d’une définition de fonction (Outil
fic0339m1.docx
).
Ce formulaire sert de support (matrice ou format) type de rédaction d’une définition de fonction. Une partie du texte est prédocumentée ou formatée de façon à faciliter la rédaction. Le texte en bleu identifie le minimum à remplacer pour chaque définition spécifique à rédiger.
-
Outil
Exemple de définition de fonction (Outil
fic0339m2.docx
).
Cet exemple (ou modèle) de définition de fonction permet d’illustrer concrètement les différents points définissant les responsabilités et activités d’une fonction.
-
Norme ISO 9001:2008 – Chapitres 4, 5 & 6
-
Norme ISO 9004:2009 – Annexe B
-
Norme ISO 10018 – Lignes directrices pour l’implication et les compétences du personnel
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