Réaliser un état des lieux des pratiques et une cartographie des acteurs
Animer un dispositif de veille collaborative

Le coordinateur du dispositif va devoir identifier l’ensemble des pratiques à la fois individuelles et collectives qui se trouvent au niveau d’une direction, de plusieurs directions, départements ou services, ou encore au sein de l’ensemble de la structure. Cela dépend notamment de l’envergure du dispositif en place.

Au-delà des pratiques, il s’agit aussi d’identifier les outils mobilisés, les cadres et méthodes de travail, les productions qui sont faites par l’ensemble des parties prenantes en termes de livrables ou de services.

Par ailleurs, préciser la nature des demandes, et lister les attentes et besoins individuels et collectifs, qu’ils soient ponctuels ou récurrents, va permettre d’identifier les zones de recoupement et les possibilités de mutualisation à envisager.

Il s’agit aussi d’identifier la contribution de chaque partie prenante dans le temps, et notamment celle des services documentaires et des entités métier.

À l’aide de la liste des acteurs identifiés, il est alors possible de dresser une cartographie des parties prenantes avec leurs relations respectives.

La cartographie permet de visualiser l’intervention et le rôle de chaque partie prenante en termes de fourniture de prestations, de demandes métier, ou encore à travers des activités clés comme l’animation, l’analyse, la coordination, la validation et l’approbation de certaines décisions…

Enfin, il s’agit de partager cet état des lieux avec l’ensemble des acteurs du dispositif collaboratif pour s’accorder sur sa portée et, éventuellement, ses limites et valider sa fidélité par rapport à la situation actuelle.