Définir ce qui est obligatoire dans le cahier des charges de veille bibliographique
Établir un cahier des charges de veille bibliographique

Ce qui est obligatoire, c’est tout ce qui va vous permettre, sans effort, de retrouver :

• les raisons de la mise en place de la veille (surveiller les concurrents, les avancées technologiques sur un sujet précis, des méthodes…) ;

• le périmètre de la veille (surveille-t-on uniquement les publications françaises ? américaines ? Les publications françaises en français ?) ;

• la ou les bases de données. Selon le budget disponible, la base choisie peut être gratuite ou payante. Certaines bases référencent plus de journaux locaux (exemple : J-Stage référence la plupart des journaux biomédicaux asiatiques) ;

• les mots-clés et la stratégie de recherche (à noter dans le cahier de charges, au cas où l’alerte mise en place est perdue, effacée par mégarde, ou si l’on souhaite la copier dans une autre base de données) ;

• la fréquence de réception des alertes. Certaines peuvent être hebdomadaires parce que l’information doit être transmise rapidement, alors que d’autres, mensuelles, sont suffisantes ;

• la date de mise en place (très important si vous surveillez des techniques). Par exemple : si une nouvelle technique apparaît, comment expliquer (ou non) qu’elle n’est pas dans vos mots-clés ?

• le cycle de vie de votre cahier des charges : faut-il le mettre à jour tous les ans, plus rapidement si les techniques surveillées sont susceptibles d’évoluer très vite ? Ceci est à discuter avec tous vos interlocuteurs. Si vous êtes l’unique destinataire de votre cahier des charges, une mise à jour annuelle ou lors de nouveautés est suffisante (exemple : un nouveau concurrent à surveiller) ;

• comment se présentent les livrables. Transférez-vous l’alerte brute directement au demandeur ou établissez-vous une revue de la littérature ? L’envoyez-vous par e-mail ou en version papier ?

• les destinataires et utilisateurs, si vous partagez votre veille.