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Auteur(s)
-
Sandrine LOUIS : Responsable Information médicale et documentation, entreprise de biotechnologies
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous vous interrogez sur l’intérêt de réaliser un cahier des charges de bibliographie : Pour vous-même ? Pour des alertes mises en place pour d’autres ?
Lorsque vous établissez une veille bibliographique, vous pensez que, le moment venu, vous vous rappellerez à quoi elle sert, quand elle a été mise en place, pour qui, pour quoi… Or, ce n’est pas toujours le cas.
Établir un cahier des charges permet :
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de faire un catalogue,
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des alertes bibliographiques mises en place,
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des moyens de réception,
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des multiples bases de données utilisées,
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des buts de la veille,
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et d’assurer la traçabilité et la validation des stratégies de recherche.
Des exemples concrets, proposés dans cette fiche, vous permettront de comprendre l’intérêt du cahier des charges bibliographique dans votre pratique quotidienne de veille bibliographique.
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Identifier les missions du cahier des charges de veille bibliographique1. Connaître les fonctions du cahier des charges de veille bibliographique
Lorsqu’on met en place une recherche bibliographique pour être alerté régulièrement, il est possible de tâtonner. Il faut d’abord choisir quelle(s) base(s) de données doi(ven)t être interrogée(s), il faut également penser aux mots-clés, aux techniques de recherche qui peuvent être différentes d’une base à l’autre (rechercher en indexation, mots-clés ou en champs libres).
Selon les bases, il est possible de définir des alertes journalières, hebdomadaires ou mensuelles.
Au fil du temps, vous allez avoir d’autres idées, ou d’autres mots-clés viendront enrichir ou modifier une alerte, dans une base. Mais peut-être oublierez-vous avoir déjà effectué une même recherche dans une autre base…
Le cahier des chargesbibliographique permet de dresser un inventaire de toutes les alertes en place. Il vous permet de faire vos mises à jour dans toutes les bases interrogées en même temps.
Plus largement, si vous avez établi des veilles bibliographiques pour d’autres personnes ou que vous partagez votre veille avec elles, ce cahier des charges vous permettra de recueillir les besoins des autres utilisateurs, de border les limites de veilles et de définir les critères de recherche.
Enfin, dans un contexte juridique ou réglementaire, le cahier des charges bibliographique est la preuve de vos alertes mises en place. Il assure la traçabilité des mises à jour ou des modifications faites sur les alertes en place (veille en pharmacovigilance, par exemple).
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Connaître les fonctions du cahier des charges de veille bibliographique
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Outil
Cahier des charges bibliographique simple (Outil
fic1064m1.xlsx
).Voici un exemple de cahier des charges bibliographique simple, dans un tableur Excel, permettant de regrouper toutes vos alertes, et de les cataloguer.
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Outil
Cahier des charges bibliographique élaboré (Outil
fic1064m2.docx
).
Voici un exemple de cahier des charges bibliographique élaboré.
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