Références
Présentation
Auteur(s)
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Olec KOVALEVSKY : Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997 - Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des TPE – PME - Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001 - Audit de systèmes qualité ISO 9001 - Auditeur qualifié ICA/AFNOR
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Lire l’articleINTRODUCTION
Les formulaires font partie de notre quotidien. Que ce soit dans notre environnement professionnel ou personnel, toutes nos activités, demandes ou réponses passent quasi systématiquement par un formulaire, sous format papier ou, de plus en plus, format informatique.
Un formulaire est un document particulier servant de support d’enregistrement des différentes informations nécessaires au destinataire du formulaire rempli, pour un objectif particulier (demande d’intervention, rapport de contrôle, commande d’achat, création d’un compte, déclaration d’incident…).
Pour créer un formulaire efficace, il est primordial au préalable de définir l’objectif du formulaire, les données qu’il devra comporter, en tenant compte de l’émetteur et du destinataire qui peuvent être pluriels.
Nous verrons dans cette fiche quelles sont les étapes de la création d’un formulaire et de sa mise en œuvre afin que celui-ci soit efficace et convivial à utiliser.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Créer des formulaires : mise en forme et mise en œuvre2. Créer des formulaires : les étapes préalables
2.1 Identifier l’objectif et la finalité du formulaire
Une fois le besoin défini, il convient de réfléchir et d’identifier clairement l’utilisation et la structure du formulaire que l’on souhaite créer.
Prenons le cas d’un formulaire servant à réaliser une demande de dérogation auprès de votre client pour la livraison d’un produit ne remplissant pas l’ensemble des exigences établies.
Pour cet exemple, on peut identifier trois exploitations possibles du formulaire :
-
regrouper les informations nécessaires au client pour cette demande ;
-
conserver la traçabilité et la preuve de la dérogation validée par le client ;
-
impliquer les différents services concernés par la demande de dérogation.
2.2 Identifier les acteurs du formulaire (création, remplissage, utilisation)
Le ou les objectifs du formulaire clairement définis, les acteurs vont naturellement s’identifier.
Dans notre exemple, le formulaire pourra toucher toutes les étapes de la réalisation du produit allant de la réception à la livraison, en passant par la qualité, la production, le SAV, le commercial et enfin la validation par le client.
2.3 Quelles informations doit contenir mon formulaire ?
Une fois les « acteurs » identifiés, il convient de définir le contenu du formulaire. Afin de construire un formulaire qui soit adapté, pertinent et efficace, l’ensemble de ces interlocuteurs doit être consulté pour sélectionner les informations nécessaires à faire apparaître. À cette étape, l’implication des acteurs favorisera par la suite la mise en œuvre du nouveau formulaire, contribuera à son utilisation correcte, enfin garantira son efficacité.
Pour ce faire, vous pouvez par exemple conduire une réunion avec les principaux intéressés dans l’entreprise.
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Créer des formulaires : les étapes préalables
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
ISO 9001 – Système de management de la qualité – Exigences, ISO, AFNOR Normalisation
-
ISO 9000 – Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire, ISO, AFNOR Normalisation
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