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Auteur(s)
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Olec KOVALEVSKY : Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997 - Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des TPE – PME - Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001 - Audit de systèmes qualité ISO 9001 - Auditeur qualifié ICA/AFNOR
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Lire l’articleINTRODUCTION
Les formulaires font partie de notre quotidien. Que ce soit dans notre environnement professionnel ou personnel, toutes nos activités, demandes ou réponses passent quasi systématiquement par un formulaire, sous format papier ou, de plus en plus, format informatique.
Un formulaire est un document particulier servant de support d’enregistrement des différentes informations nécessaires au destinataire du formulaire rempli, pour un objectif particulier (demande d’intervention, rapport de contrôle, commande d’achat, création d’un compte, déclaration d’incident…).
Pour créer un formulaire efficace, il est primordial au préalable de définir l’objectif du formulaire, les données qu’il devra comporter, en tenant compte de l’émetteur et du destinataire qui peuvent être pluriels.
Nous verrons dans cette fiche quelles sont les étapes de la création d’un formulaire et de sa mise en œuvre afin que celui-ci soit efficace et convivial à utiliser.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail > Pourquoi utiliser des formulaires ?
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Créer des formulaires : les étapes préalables1. Pourquoi utiliser des formulaires ?
1.1 Outil qualité par excellence
Aussi loin que l’on remonte dans l’histoire de la qualité en entreprise, l’outil formulaire est présent pour unifier, codifier, formater, standardiser les types d’informations utilisées dans les différentes activités d’une entreprise.
Par exemple, il aide l’émetteur d’une demande d’achat ou d’une expression de besoins d’un client pour une prestation de telle sorte que la personne ou le service instructeur de la demande ou de la mise en œuvre de la prestation dispose de toutes les informations nécessaires pour réaliser son travail.
Un formulaire peut également servir pour établir les éléments de preuves de la réalisation d’activités et/ou de résultats obtenus à des fins par exemple de traçabilité.
Les premiers systèmes qualité, aussi bien que ceux qui, aujourd’hui encore, exploitent des informations circulant essentiellement sous format papier, sont souvent structurés selon le schéma suivant, devenu iconique et connu sous le terme de « pyramide documentaire ».
HAUT DE PAGE1.2 Quelles déclinaisons actuelles ?
Aujourd’hui, dans le monde professionnel de plus en plus numérique, l’architecture suggérée par la « pyramide documentaire » perd de sa pertinence dans la mesure où l’outil informatique a entraîné une répartition ordonnée de la création et de l’exploitation des informations aux services et personnes concernées.
Par exemple, le classique formulaire de déclaration d’un événement indésirable, regroupant plusieurs rubriques (par exemple déclaration de l’événement, analyse des causes, proposition de solutions, décision d’actions, suivi de la mise en œuvre des actions, bilan) à remplir successivement par différents services et acteurs, pourra être décomposé en plusieurs sous-formulaires, via un workflow structuré.
Ainsi, chaque service et acteur concerné est alerté à son tour avec un accès en lecture aux informations déjà saisies par les services qui l’ont précédé, selon la procédure prévue par le système qualité.
La numérisation des activités conduit ainsi à articuler et regrouper les informations des procédures...
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Pourquoi utiliser des formulaires ?
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
ISO 9001 – Système de management de la qualité – Exigences, ISO, AFNOR Normalisation
-
ISO 9000 – Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire, ISO, AFNOR Normalisation
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