Références
Présentation
Auteur(s)
-
Olec KOVALEVSKY : Consultant-formateur, gérant de la société AVANTAGE QUALITÉ depuis 1997 - Conseil et formation en organisation, approche processus et qualité dans des entreprises des secteurs privé et public, spécialiste des TPE – PME - Accompagnement à la certification ISO 9001, MASE, ISO 14001 - Audit de systèmes qualité ISO 9001 - Auditeur qualifié ICA/AFNOR
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Lire l’articleINTRODUCTION
Les formulaires font partie de notre quotidien. Que ce soit dans notre environnement professionnel ou personnel, toutes nos activités, demandes ou réponses passent quasi systématiquement par un formulaire, sous format papier ou, de plus en plus, format informatique.
Un formulaire est un document particulier servant de support d’enregistrement des différentes informations nécessaires au destinataire du formulaire rempli, pour un objectif particulier (demande d’intervention, rapport de contrôle, commande d’achat, création d’un compte, déclaration d’incident…).
Pour créer un formulaire efficace, il est primordial au préalable de définir l’objectif du formulaire, les données qu’il devra comporter, en tenant compte de l’émetteur et du destinataire qui peuvent être pluriels.
Nous verrons dans cette fiche quelles sont les étapes de la création d’un formulaire et de sa mise en œuvre afin que celui-ci soit efficace et convivial à utiliser.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Créer des formulaires pour faciliter et harmoniser les méthodes de travail > Créer des formulaires : mise en forme et mise en œuvre
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Présentation
Notre conseil3. Créer des formulaires : mise en forme et mise en œuvre
3.1 Quel format utiliser ?
Dès lors que les données nécessaires ont été définies, il s’agit de mettre en forme le formulaire.
Un formulaire peut se présenter sur un support papier ou informatique. Il peut se traduire sous un format tableau, texte, un mix des deux, il peut comporter des photos, images, etc. Vous pouvez également élaborer vos formulaires en ligne via des outils spécialisés.
La mise en forme vous appartient, il convient qu’elle soit cohérente avec le reste de votre documentation qualité.
Le formulaire doit être simple et autoporteur. Les informations à reporter sur le formulaire doivent apparaître suivant l’ordre logique respectant le flux normal de vos processus.
Dans notre exemple, la dérogation part de la production, va au service qualité pour la validation du plan d’action proposé et doit être diffusée au SAV, enfin revenir au service qualité pour validation auprès du client et clôture.
Le formulaire pourra alors présenter cinq cadres, un pour chaque étape suivant l’ordre ci-dessus (production, qualité, SAV, client, qualité).
3.2 Mise en œuvre du formulaire
Une fois le formulaire créé, il convient de le tester avec les acteurs concernés. Après validation, il convient également de procéder à une présentation sur l’utilisation du formulaire.
Cette présentation aura aussi l’avantage de donner l’opportunité à l’ensemble des utilisateurs de poser leurs questions et/ou d’exprimer des suggestions. Soyez à l’écoute ! Là encore, c’est l’occasion d’impliquer chacun, donc la garantie de la bonne utilisation du document.
Le document peut être diffusé par différents canaux de communication :
-
un système de gestion de document qui inclut un circuit de signatures avant diffusion ;
-
une diffusion classique par mail ;
-
une diffusion papier.
Dans le cas de l’évolution d’un formulaire existant, l’ancienne version devra être éliminée ou archivée selon les règles de maîtrise des documents.
Bien entendu, dans le cas de formulaires intégrés...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
ISO 9001 – Système de management de la qualité – Exigences, ISO, AFNOR Normalisation
-
ISO 9000 – Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire, ISO, AFNOR Normalisation
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