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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Définir les modalités logistiques de gestion documentaire
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Responsabiliser le personnel3. Définir les modalités logistiques de gestion documentaire
Il s’agit de vous poser la question concernant les règles générales que vous souhaitez appliquer : faut-il centraliser ou non le stockage de la documentation ?
Pour vous simplifier les mécanismes de maîtrise des documents, l’utilisation du réseau informatique est vivement conseillée pour le stockage mais rien n’empêche que vous ayez des points de diffusion papier (panneau information…), web…
Partant de ce postulat deux solutions logistiques s’offrent à vous quant au stockage :
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construction d’une gestion documentaire « maison » ;
-
construction d’une gestion documentaire via des outils spécifiques du marché appelés communément GED, qui vous permettront de gérer automatiquement les versions et workflow mais qui présentent un coût de mise en place et de fonctionnement (licences, location de serveur de stockage, maintenance…).
La deuxième solution ne nécessite pas de rentrer plus dans le détail et les sociétés proposant ce type de produits sur le marché sauront vous guider dans cette démarche. Restez vigilant aux basiques explicités dans le paragraphe « La gestion documentaire “maison” » ainsi qu’à la pertinence des services proposés par la solution logicielle et tout devrait bien se passer !
3.1 La gestion documentaire « maison »
Il s’agit de créer un espace partagé sur le réseau informatique de l’entreprise. Des droits d’accès devront être associés à cet espace de stockage des documents.
Si vous êtes le seul dépositaire de la documentation dans cet espace partagé, vous devrez avoir des droits en lecture/écriture.
Tous les autres utilisateurs auront des droits limités en lecture seule. Cependant, ce mode de fonctionnement ne favorise pas l’appropriation du système documentaire par tous.
Si vous êtes plusieurs personnes autorisées à « déposer » des documents applicables dans l’espace partagé, il s’agit d’affiner les droits de lecture/écriture en fonction des rôles de chacun dans le système.
Soyez attentif aux documents communs ou utilisés par différents services.
Il est utile, et encore plus dans ce cas, d’identifier un et un seul gestionnaire par document.
Ne perdez jamais de vue que la documentation est...
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Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
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Outil
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
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