Références & outils
Présentation
Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
L'expertise technique et scientifique de référence
DOI (Digital Object Identifier)
CET ARTICLE SE TROUVE ÉGALEMENT DANS :
Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Déterminer le cycle de vie des documents
Cet article fait partie de l’offre
Qualité et sécurité au laboratoire
(139 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Présentation
Définir les modalités logistiques de gestion documentaire2. Déterminer le cycle de vie des documents
2.1 Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?
Le personnel doit être un acteur de sa documentation.
C’est pourquoi il est important de déterminer le cycle de vie de vos documents et d’y associer des rôles répartis sur l’ensemble du personnel (fonction du service gestionnaire du document, du niveau de responsabilité dans l’entreprise…).
Ainsi, le personnel peut connaître plusieurs degrés d’implication dans la vie d’un système documentaire.
En voici quelques-uns :
-
consultation ;
-
conception de modèles ;
-
rédaction ;
-
vérification ;
-
approbation ;
-
diffusion ;
-
archivage, voire suppression.
Pour que l’ensemble du personnel soit associé, il est utile de définir des règles de fonctionnement précises.
À vous d’aider à la conception du dispositif, ainsi que de vous assurer que le système vive et suive la voie de l’amélioration continue.
HAUT DE PAGE2.2 Création et approbation
Pour identifier classiquement tout document de création interne, il vous suffira d’utiliser un titre, de créer des modèles par typologie de documents, et une règle de gestion des versions des documents.
Le titre d’un document renseignera immédiatement toute personne en recherche d’une information, de la finalité d’un document, telle que « Procédure de réclamations clients », par exemple.
Le tableau ci-dessous liste de manière non exhaustive de règles de gestion des versions que vous pouvez utiliser, avec leurs avantages et inconvénients
OutilAdjoindre un cartouche au sein de chaque document ou tenir un outil de suivi documentaire y mentionnant les modifications majeures qui ont engendré un changement de version facilite la gestion des mises à jour d’un rédacteur à un autre (à l’instar de l’Outil de gestion documentaire (Outil fic0393m2.xlsx )).
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Qualité et sécurité au laboratoire
(139 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
Déterminer le cycle de vie des documents
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).
L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
-
Outil
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
HAUT DE PAGE
L'expertise technique et scientifique de référence
Cet article fait partie de l’offre
Qualité et sécurité au laboratoire
(139 articles en ce moment)
Cette offre vous donne accès à :
Une base complète d’articles
Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques
Des services
Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources
Des modules pratiques
Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses
Doc & Quiz
Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive
