Pratiquer les règles de maîtrise des documents : Déterminer le cycle de vie des documents

1.1 - Les documents d’organisation interne
1.2 - Les documents techniques internes
1.3 - Les documents des parties prenantes externes à caractère contractuel
1.4 - Les documents des parties prenantes externes à caractère légal ou autres

Outil

2 - Déterminer le cycle de vie des documents

2.1 - Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?
2.2 - Création et approbation

Outil Tableau 1
2.3 - Comment approuver les documents ?
2.4 - Faut-il disposer de documents signés ?
2.5 - Gestion de la documentation

Outil
2.6 - Cas particulier des enregistrements
2.7 - Comment informer sur la diffusion d’un nouveau document ?

3 - Définir les modalités logistiques de gestion documentaire

3.1 - La gestion documentaire « maison »

4 - Responsabiliser le personnel

4.1 - Un support, une aide au quotidien
4.2 - Vital pour la pérennité des activités de l’entreprise

5 - Notre conseil

5.1 - Valorisez l’utilité de la gestion documentaire
5.2 - Essayez de dématérialiser l’ensemble de la documentation applicable
5.3 - Usez avec prudence des références

6 - Erreurs à éviter

6.1 - N’omettez pas de gérer les documents d’origine externe
6.2 - Ne centralisez pas la maîtrise documentaire

7 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement

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INTRODUCTION

Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.

La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».

Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.

Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.

La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0393

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2. Déterminer le cycle de vie des documents

2.1 Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?

Le personnel doit être un acteur de sa documentation.

C’est pourquoi il est important de déterminer le cycle de vie de vos documents et d’y associer des rôles répartis sur l’ensemble du personnel (fonction du service gestionnaire du document, du niveau de responsabilité dans l’entreprise…).

Ainsi, le personnel peut connaître plusieurs degrés d’implication dans la vie d’un système documentaire.

En voici quelques-uns :

consultation ;
conception de modèles ;
rédaction ;
vérification ;
approbation ;
diffusion ;
archivage, voire suppression.

Pour que l’ensemble du personnel soit associé, il est utile de définir des règles de fonctionnement précises.

À vous d’aider à la conception du dispositif, ainsi que de vous assurer que le système vive et suive la voie de l’amélioration continue.

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2.2 Création et approbation

Pour identifier classiquement tout document de création interne, il vous suffira d’utiliser un titre, de créer des modèles par typologie de documents, et une règle de gestion des versions des documents.

Le titre d’un document renseignera immédiatement toute personne en recherche d’une information, de la finalité d’un document, telle que « Procédure de réclamations clients », par exemple.

Le tableau ci-dessous liste de manière non exhaustive de règles de gestion des versions que vous pouvez utiliser, avec leurs avantages et inconvénients

Outil

Adjoindre un cartouche au sein de chaque document ou tenir un outil de suivi documentaire y mentionnant les modifications majeures qui ont engendré un changement de version facilite la gestion des mises à jour d’un rédacteur à un autre (à l’instar de l’Outil de gestion documentaire (Outil fic0393m2.xlsx )).