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Les outils inhérents au pilotage et à la maîtrise des processus d’une entreprise permettent aussi d’illustrer et de faire partager le fonctionnement d’un organisme. Aussi considère-t-on aujourd’hui la cartographie des processus autant comme un outil de management que comme un outil de communication, tant pour les collaborateurs de l’entreprise que pour ses clients actuels et futurs, voire pour certaines parties prenantes. C’est pourquoi, il est particulièrement important pour un responsable qualité d’utiliser cette cartographie de processus ainsi que les principaux documents qualité pour communiquer sur la démarche qualité de l’entreprise et maîtriser cette communication. Voici quelques indications précieuses pour ce faire.
Une de vos missions en tant que responsable qualité est d’assurer l’information, la sensibilisation et la formation de vos collègues inhérentes à la politique qualité de votre entreprise, ainsi que de la présenter à vos clients et prospects. Vous devrez utiliser essentiellement la cartographie des processus pour « démystifier » le système de management de la qualité, expliquer et illustrer le fonctionnement de la démarche qualité engagée, au travers de l’approche processus, et ce à tous les niveaux auxquels vous souhaitez vous situer. Vous aurez cependant besoin de vous référer à d’autres documents qualité associés à la cartographie des processus.
Amélioration des performances, Certification ISO 9001, Management intégré...
D’une part, dans la majeure partie des organismes, l’enjeu premier de la communication autour d’un projet ou à l’intérieur d’une équipe projet est de s’assurer de définitions claires, uniques et partagées des principaux termes utilisés pendant toute la durée du projet. Cela s’applique aussi bien à l’objet, résultat attendu du projet, qu’à l’organisation et au management dudit projet.
D’autre part, le choix d’une organisation en mode projet permet, notamment, de faire travailler simultanément ou en temps décalé, ensemble ou dans des groupes différents, des personnes apportant chacune un savoir-faire (compétence ou métier) spécifique. Or chaque profession développe son propre jargon, riche en néologismes ou en anglicismes qui n’ont pas cours ailleurs. Il peut également y avoir des chevauchements : certains termes ou certaines expressions prennent un sens particulier dans un univers professionnel donné. Ce sens peut être par ailleurs différents dans le langage courant ou dans un autre métier. À l’inverse, la même notion peut être nommée différemment d’un contexte professionnel à un autre.
Si l’on n’est pas attentif à ce phénomène, le projet peut venir une « tour de Babel » source d’ambiguïté et de confusion, ayant pour conséquence : perte de temps, gaspillage, erreurs d’autant plus graves qu’elles sont découvertes tardivement.
Cette fiche attire votre attention sur ce qui relève du premier niveau de la communication humaine : le langage, à commencer par ses enjeux dans le cadre d’un projet.
Gestion et pilotage du projet : les fiches pour évaluer, planifier, communiquer, capitaliser
Distinct à la fois du plan de communication interne et externe d’un organisme et des actions de communication ponctuelles relatives à des produits, services, événements, etc., que cet organisme souhaite promouvoir, le plan de communication du projet couvre tous les aspects et intervenants liés à votre projet : objectifs, parties prenantes, membres de votre organisme ou des autres organismes concernés.
Gestion et pilotage du projet : les fiches pour évaluer, planifier, communiquer, capitaliser
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