Où commence et où s’arrête l’archivage électronique ?

L’archivage de contenus électroniques peut se définir comme l’ensemble des actions, méthodes, processus et outils permettant la conservation de manière sécurisée des contenus électroniques ayant été préalablement identifiés et classés. L’archivage rend possible un accès contrôlé à la consultation de l’information mais interdit toute opération touchant à son intégrité. Par ailleurs, l’archivage répond en général à des contraintes légales ou structurelles nécessitant le respect de méthodes et règles organisationnelles. L’archivage fait donc appel à des techniques de stockage adaptées à une conservation sur de longues durées, contrairement à la sauvegarde qui assure la conservation de données modifiables sur des durées limitées.La GED, ou GEIDE (gestion électronique d’informations et de documents), regroupe, quant à elle, les techniques permettant de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents et informations provenant des applications du système d’information. La différence notable réside essentiellement dans le fait que la GEIDE focalise souvent sur la partie acquisition, numérisation, ainsi que sur la gestion du cycle de vie d’un document. La GEIDE apporte des fonctions de gestion des workflows, des révisions, des approbations, et de la publication ainsi que des contrôles d’accès associés. Ainsi, contrairement à l’archivage électronique, la GEIDE peut permettre de définir des durées de conservation au niveau utilisateur, donner des fonctions de gestion de la vie du document sous la responsabilité des utilisateurs comme la purge de documents par exemple. L’utilisateur peut également choisir son plan de classement ou adapter un modèle de plan proposé par l’administrateur. Sur ce dernier point, l’archivage stipule un plan de classement rigoureux. L’archivage vise donc à créer un fond documentaire sécurisé pour l’entreprise, là où la GEIDE apportera plutôt une gestion au quotidien des documents dans les affaires courantes de l’entreprise.

Le modèle d’archivage OAIS

La problématique d’archivage électronique s’inscrit souvent en réponse à des contraintes légales ou réglementaires. Afin de guider les entreprises dans leurs démarches, des normes organisationnelles et techniques existent.Le modèle OAIS (Open Archival Information System) référencé en ISO 14721, définit un modèle de référence [1] constitué d’un modèle d’informations, des méta données nécessaires au référencement des informations et à leur conservation, ainsi que d’un modèle fonctionnel détaillé décrivant les composantes d’un système d’archivage électronique (cf schéma ci-dessous). A noter : l’entité ‘Gestion des Données’ assure les fonctions d’enrichissement et la gestion des informations de description de la donnée dans des bases de données. Cela inclut également l’administration et la pérennité de ces bases.Si l’entité d’administration assure le suivi et l’exploitation au quotidien du système d’archivage, l’entité de planification assure quant à elle la gouvernance et la planification des évolutions technologiques et organisationnelles nécessaires pour garantir la pérennité de l’archivage. Un système conforme à l’OAIS répondra par ses capacités de conservation et de mise à disposition de ses informations, aux exigences d’archivages de documents à valeurs juridiques ou patrimoniales.OAIS s’applique aux 3 types d’archives :

• Courantes : données figées mais régulièrement utilisées pour l’activité de l’entreprise ;

• Intermédiaires : durée pendant laquelle les données possèdent une utilité pour son « producteur ».

• Patrimoniales : données conservées à titre historique mais ayant cessé d’être utile à l’entreprise.

 Par Michael Chochois, Chef de projets et produits sécurité 

Pour aller plus loin

[1] Sur l’OAIS