Zéro papier, de la saisie du bon de livraison à la facturation

Actrices majeures du miracle agricole breton qui a conduit la région à occuper une place prépondérante en France comme en Europe, trois coopératives, Coopagri, Transcam56 et Eolys, qui forment maintenant la nouvelle entité Triskalia, réunissent 3 grands métiers : agrofourniture, agroalimentaire et distribution spécialisée. C’est à leur demande que Elomobile, créé il y a 12 ans au sein du Technopôle de Brest pour décoder en temps-réel les chronotachygraphes des poids lourds, a développé un nouveau service de dématérialisation de l’activité conducteur au sein du véhicule avec collecte en temps réel de données métiers paramétrables. Cette solution a été mise au point en interne, 30 % des effectifs d’Elomobile étant consacrés à la recherche et au développement.

Basée sur le suivi de l’activité des conducteurs/livreurs, cette solution qui s’adresse aux véhicules professionnels, se décline dans le véhicule via un écran fixe, un PDA durci (Motorala, Intermec) en B2B, ou un Smartphone en B2C. La remontée des informations se fait en temps réel via GPRS. Cet outil, différent d’un planning, permet la mise en place de scénarios de collecte de données paramétrables en fonction du type de transport effectué. Modulaire, il s’adapte à tous type de métier : coopératives, BTP, recyclage, services de distribution, de maintenance ou d’entretien, chaque besoin trouvera son scénario.

Cet outil de collecte et de relevé d’activité, indépendant du TMS (Transport Management System), permet de reconstruire les activités d’une journée de travail, avec traçabilité précise et justifications des activités. Les bénéfices de cette solution « zéro papier, de la saisie du bon de livraison à la facturation » sont multiples : suivi précis de l’activité conducteur,  fin des bons illisibles, suppression de la saisie des bons de livraison, fastidieuse et source d’erreurs, réduction des délais de traitement administratif et facturation fiable et rapide à la journée.

La mise en place du scénario de collecte en une demie-journée

L’élaboration d’un scénario personnalisé et adapté au métier concerné ne demande qu’une demie-journée. Au terme du paramétrage, le système peut prendre en compte jusqu’à vingt activités différentes, avec dix questions possibles pour chaque activité, ce qui assure une large palette de paramétrages. Quant aux réponses, elles sont multiples pour un maximum de précision : oui/non, texte, chargement, déchargement, pose ou dépose de benne, nature de la marchandise, litrage, quantité, poids, choix dans une liste prédéfinie, avec, à chaque fois, localisation automatique, date et heure de la réponse. La durée des activités est systématiquement chronométrée. Les données obtenues sont réinjectées dans les systèmes de facturation de l’entreprise. Une simple validation informatique permet alors de déclencher la facturation.

Autre élément important pour le BTP ou les coopératives, Elomobile a mis en place un système de navigation vers des points d’intérêts (POI) car certaines parcelles de terrain ou des nouveaux chantiers ne sont pas systématiquement référencés sur une carte. Le conducteur pourra alors se diriger sereinement vers son point de travail, ce qui se traduit par un gain de temps.