Gestion et mise à jour de la documentation
Documentation d’un système de management environnemental

La norme ISO 14001 (chapitre 445) demande à ce que soit établie une procédure relative à la maîtrise de la documentation. Cette procédure va décrire les modalités pour :

• approuver les documents et les diffuser ;

• passer en revue et mettre à jour la documentation ;

• s’assurer que les versions pertinentes des documents sont disponibles ;

• s’assurer que les documents sont lisibles et identifiables ;

• s’assurer que les documents externes utiles au fonctionnement du SME sont identifiés et maîtrisés ;

• prévenir l’usage involontaire des documents obsolètes.

Les règles de gestion et de maîtrise des enregistrements sont pour leur part décrites dans une procédure également exigée par la norme ISO 14001 (chapitre 454) qui aborde les points suivants :

• les règles d’identification ;

• le stockage ;

• la protection ;

• l’accessibilité ;

• la durée de conservation ;

• l’élimination des enregistrements.

  Le responsable du système de management est en général celui qui gère la documentation y compris les enregistrements.