Gestion et mise à jour de la documentation
Documentation d’un système de management environnemental

La construction, la mise en place, l’appropriation et le fonctionnement efficace d’un système de management environnemental pourrait paraître simple en 2010 dans la mesure où l’on est en droit de penser que les organismes, qui bénéficient aujourd’hui d’un retour d’expériences de près de 15 ans dans tous les secteurs économiques et au niveau d’organisations de toutes formes et de toutes tailles, auraient pu tirer les leçons du passé et tout particulièrement celles des premières démarches qualité initiées au début des années 1990. Tous les spécialistes se souviennent des critiques formulées à l’époque par la majorité des entreprises sur la nature et la lourdeur des exigences des référentiels telles celles des premières normes de la série ISO 9000, relatives à la documentation de ces systèmes de management.

Tels des postulats, des pratiques se sont installées, comme la nécessité « d’écrire (tout) ce que l’on faisait et de faire (tout) ce que l’on avait écrit », ou encore la volonté de promouvoir la culture de la preuve écrite comme seul moyen de démonstration de la conformité. La généralisation de ces règles, promues par les organismes certificateurs et leurs auditeurs, a conduit à cette période à paralyser la plupart des systèmes de management et à les enfermer dans des organisations de management parallèles à celles déjà en place et dont le seul objectif était l’obtention et le maintien d’une certification officielle.

De nombreux organismes, encore aujourd’hui, souffrent de ces expériences et font vivre des systèmes qui n’ont pas encore fait leur révolution documentaire faute, bien souvent, d’esprit révolutionnaire dans ce domaine.

Aujourd’hui, le manque de réactivité, de réalisme, de clairvoyance, de flexibilité, d’adaptabilité, ou encore d’efficacité d’une organisation est devenu une tare insupportable pour un développement durable de ses activités. Les processus et les procédures d’organisation, de prise de décisions ne doivent pas, par leur complexité, venir scléroser cette organisation. Il est nécessaire de construire un système documentaire bien pesé permettant à la fois de réagir rapidement et efficacement, c'est-à-dire sans prise de risques inacceptables dans des domaines aussi importants que la sécurité, la qualité, l’économie, la finance, l’environnement...

Le présent article est relatif à la documentation d’un système de management de l’environnement, il donne des pistes et des exemples pour la construction d’un système conforme aux exigences du référentiel ISO 14001 (2004) et au règlement communautaire EMAS (2009). Il attire l’attention du lecteur sur des points importants à prendre en compte avant de construire son système documentaire pour lui conférer une efficacité optimale et un haut niveau d’acceptabilité par les personnes concernées.

Cet article est consacré à la documentation d’un « système de management environnemental », mais la majorité des commentaires et des recommandations formulés valent également pour la plupart des autres systèmes de management mis en œuvre au sein des différentes organisations (qualité, sécurité, développement durable, etc.).