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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
La diffusion des fiches de données de sécurité (FDS) auprès de vos clients répond à des obligations réglementaires. À quels principaux aspects devez-vous être particulièrement attentif ?
La réglementation REACh et le Code du travail déterminent vos obligations de diffusion des FDS.
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À qui devez-vous fournir une FDS ?
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Quand et sous quelle forme devez-vous fournir une FDS ?
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Comment transmettre les FDS ?
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Pourquoi avez-vous intérêt à conserver des preuves d’envoi des FDS ?
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Comment vous assurer de la réception des FDS ?
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Comment vous assurer de la réception de vos FDS ?4. Pourquoi avez-vous intérêt à conserver des preuves d’envoi des FDS ?
En cas de contrôle de la part des autorités ou de procédures judiciaires, vous devrez apporter des preuves d’envoi des FDS transmises. Avoir des preuves, c’est garantir son droit !
4.1 Que conserver comme preuves d’envoi des FDS ?
Si vous gérez des FDS sous forme papier, la possibilité de la lettre recommandée simple s’offre à vous. À travers votre organisation, votre bonne foi et votre volonté de fournir les FDS conformément aux obligations légales seront des atouts.
Notons toutefois que le destinataire pourrait soutenir qu’il n’a pas reçu le document, mais il devra en faire la preuve.
La traçabilité doit donc être votre préoccupation principale et nous vous recommandons de bien consigner, dans un livre dédié par exemple :
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les dates d’envois ;
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les noms des destinataires concernés ;
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et les FDS elles-mêmes, avec les numéros éventuels de version.
Si vous gérez des FDS sous forme électronique, le Code civil (article 1316-1 de mars 2000) met sur un plan d’égalité les preuves sur support électronique et support papier.
Certaines conditions sont à respecter, elles s’énoncent ainsi :
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identification de l’émetteur ;
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identification du destinataire ;
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intégrité des documents envoyés (courriel + FDS jointe).
Certifier l’intégrité d’un document, c’est attester que le document n’a subi aucune transformation ou altération, et qu’il est bien ce qu’il prétend être selon la formule des juristes. Il convient à cet égard de suivre à la lettre les procédures d’archivage.
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Pourquoi avez-vous intérêt à conserver des preuves d’envoi des FDS ?
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Mettre à jour des fiches de données de sécurité (FDS) pour des substances
-
Mettre à jour des fiches de données de sécurité pour des mélanges
Guide d’élaboration des fiches de données de sécurité, version 4.0, décembre 2020.
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Outil
Article 31 du règlement n° 1907/2006 (Outil
fic0187m1.docx
).Article 31 du règlement n° 1907/2006 (in Titre IV : information à l’intérieur de la chaîne d’approvisionnement).
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Article R. 4412-38 (information des salariés et comité social et économique) en vigueur depuis le 1er janvier 2018.
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Article R. 4624-4-1 (information du médecin du travail) en vigueur depuis le 28 avril 2022.
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