Il est reconnu par tous les acteurs de la fonction maintenance que la documentation joue un rôle très important dans la conception et la réalisation des actions de maintenance d’un bien. Il en va de même d’ailleurs pour son exploitation au quotidien. Encore faut-il savoir ce que l’on entend par documentation. En effet, la documentation devra être adaptée au besoin tel que les personnels concernés peuvent le ressentir. En particulier, on devra attacher une importance considérable à toute la documentation intrinsèquement liée au matériel que l’on appellera couramment « documentation d’exploitation et de maintenance ». Cependant, pour accomplir sa mission et atteindre ses objectifs, la fonction maintenance aura besoin d’utiliser tout un ensemble d’autres documents, qu’ils relèvent d’un ordre général ou qu’ils soient adaptés au fonctionnement et à la gestion de la fonction.
On sera donc amené à envisager tous les aspects de ces besoins documentaires dans le cadre d’une sous-fonction de la fonction maintenance : la fonction documentation, qui, en règle générale, est de la responsabilité de la fonction méthodes maintenance.
Dans cette approche, on s’intéressera aux points suivants :
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type de documents nécessaires ;
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conception des documents et de la base documentaire ;
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modes opératoires d’utilisation des documents ;
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gestion de la base documentaire ;
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etc.
Chacun des points précédents nécessitera de se poser les questions classiques : Quoi ? Qui ? Comment ? Quand ? Où ? Pourquoi ?...
Pour assumer pleinement ses missions et satisfaire les besoins de ses clients internes dans le respect des objectifs réciproques, la fonction maintenance a besoin de se constituer une base documentaire structurée. Le principal objectif de cette base est de mettre à la disposition des personnes autorisées, de préférence dans un même lieu géographique, tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, pouvant être utiles pour l’accomplissement de la fonction. Cette base documentaire devra bien sûr être cohérente avec les procédures du système qualité éventuellement en place. Elle comprendra essentiellement les familles de documents suivantes qui seront tour à tour décrites et analysées :
