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RÉSUMÉ
La documentation est une partie incontournable de la fonction maintenance et de son efficacité. Cet article analyse la documentation à mettre en place et la structuration de la base documentaire. Il liste les documents nécessaires, les modes d'utilisation de ces documents, leur organisation et leur gestion. Tout le système documentaire mis en place doit bien sûr être compatible avec le système qualité éventuellement en place.
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-
Bernard MECHIN : Directeur du Centre international de maintenance industrielle (CIMI)
INTRODUCTION
Il est reconnu par tous les acteurs de la fonction maintenance que la documentation joue un rôle très important dans la conception et la réalisation des actions de maintenance d’un bien. Il en va de même d’ailleurs pour son exploitation au quotidien. Encore faut-il savoir ce que l’on entend par documentation. En effet, la documentation devra être adaptée au besoin tel que les personnels concernés peuvent le ressentir. En particulier, on devra attacher une importance considérable à toute la documentation intrinsèquement liée au matériel que l’on appellera couramment « documentation d’exploitation et de maintenance ». Cependant, pour accomplir sa mission et atteindre ses objectifs, la fonction maintenance aura besoin d’utiliser tout un ensemble d’autres documents, qu’ils relèvent d’un ordre général ou qu’ils soient adaptés au fonctionnement et à la gestion de la fonction.
On sera donc amené à envisager tous les aspects de ces besoins documentaires dans le cadre d’une sous-fonction de la fonction maintenance : la fonction documentation, qui, en règle générale, est de la responsabilité de la fonction méthodes maintenance.
Dans cette approche, on s’intéressera aux points suivants :
-
type de documents nécessaires ;
-
conception des documents et de la base documentaire ;
-
modes opératoires d’utilisation des documents ;
-
gestion de la base documentaire ;
-
etc.
Chacun des points précédents nécessitera de se poser les questions classiques : Quoi ? Qui ? Comment ? Quand ? Où ? Pourquoi ?…
Pour assumer pleinement ses missions et satisfaire les besoins de ses clients internes dans le respect des objectifs réciproques, la fonction maintenance a besoin de se constituer une base documentaire structurée. Le principal objectif de cette base est de mettre à la disposition des personnes autorisées, de préférence dans un même lieu géographique, tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, pouvant être utiles pour l’accomplissement de la fonction. Cette base documentaire devra bien sûr être cohérente avec les procédures du système qualité éventuellement en place. Elle comprendra essentiellement les familles de documents suivantes qui seront tour à tour décrites et analysées :
-
documentation générale ;
-
nomenclature ;
-
documentation du matériel ;
-
documents de gestion.
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Maintenance > Soutien de maintenance > Documentation de la fonction maintenance > Documentation générale
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1. Documentation générale
-
Cette documentation, propre au service maintenance, comprend tous les documents généraux, internes ou externes, qui concernent le cœur des métiers de la maintenance et qui ne sont pas propres à tel ou tel matériel. Ce sont par exemple :
-
livres traitant des problèmes de maintenance, tant du point de vue général ou organisationnel que du point de vue technique ;
-
encyclopédies générales ou spécialisées de maintenance ;
-
revues techniques, générales ou spécialisées ;
-
actes de congrès, colloques, conférences…, traitant des problèmes de maintenance ;
-
normes françaises et, éventuellement, internationales ;
-
documentations des fournisseurs : catalogues généraux ou spécifiques de composants, d’outillages et de matériels et fournitures divers.
-
-
À cette documentation présentant un caractère plutôt technique, on peut adjoindre tous les documents internes à la société et qui doivent être connus et appliqués par l’ensemble du personnel concerné. Il s’agit, entre autres, de l’ensemble des procédures relatives au système d’assurance de la qualité et qui définissent les modes de fonctionnement requis.
-
Tous ces documents devront être répertoriés et classés dans une (des) armoire(s) accessible(s) en permanence à tout un chacun, en adoptant le mode de classement qui semblera le plus approprié en fonction du type de document :
-
rayonnages pour les livres et gros catalogues ;
-
dossiers suspendus pour les notices, catalogues, classés par thèmes et /ou fournisseur… ;
-
classeurs de procédures… ;
-
etc.
-
-
Il sera nécessaire, dans la plupart des cas, d’établir un fichier, de préférence informatisé, en fonction de l’importance de cette base documentaire afin de retrouver facilement tout document recherché. Le mode de référencement des documents et leurs modes de classement et de rangement devront être connus de chaque personne concernée.
-
Toute documentation ne peut s’envisager que vivante. On s’attachera donc à définir de façon précise la procédure...
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