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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Les indicateurs de contenu, de variances et de prévision de la performance sont communs à tous les projets. S’ils sont complétés de check-lists et de recommandations, nous vous invitons néanmoins à capitaliser sur vos propres outils, comme autant de supports de réussite complémentaires pour vos projets futurs.
Cette fiche vous permet de mener à bien cette mission clé ; elle aborde :
-
la préparation et les indicateurs de contenu ;
-
les indicateurs de variance et les réunions d’avancement ;
-
l’établissement des rapports d’avancement ;
-
les indicateurs de prévision de la performance.
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4. Les réunions d’avancement : prévoir des solutions alternatives et faire le point sur l’avancement du projet, valider les plans d’action.
4.1 Objectif
Les réunions d’avancement ont pour objectif d’explorer et prévoir des solutions alternatives tout en visualisant l’avancement du projet ; elles permettent de :
-
faire le point sur la situation du projet (statut du projet et calcul des variances) ;
-
analyser les causes d’écart ;
-
proposer des plans d’action (correction, adaptation, nouvelles alternatives, etc.) pour y remédier, voire des demandes de modification à renseigner ultérieurement pour décision ;
-
aménager le reste à faire et la poursuite (de la phase, et du projet).
L’animation créative de ces réunions est indispensable à l’exploration de variantes, selon les écarts constatés et leurs causes.
HAUT DE PAGE4.2 L’ordre du jour
L’ordre du jour doit être adressé aux parties prenantes concernées pour leur rappeler l’objet de la réunion.
Les informations consolidées sont communiquées avant la réunion pour analyse par les participants, ainsi que l’ordre du jour correspondant, qui porte toujours sur le statut du projet (tel que perçu par chacun des participants) et est lié aux différents lots de travaux.
Le calcul dit de « reste à faire » est destiné à définir le nouveau budget prévisionnel à terminaison en l’additionnant aux coûts engagés constatés.
Ce calcul, utilisé lors des réunions d’avancement, s’établit ainsi :
Complément de travail (charge) à réaliser x Coût de la (nouvelle) solution retenue.
4.3 Compte rendu
La durée de la réunion (mensuelle ou bimensuelle) ne dépasse pas deux heures ; souvent réalisé selon un format préétabli, son compte rendu est établi dans les 48 heures qui suivent (pour action).
Il est le plus souvent complété d’un calcul de prévision de performance et de terminaison de projet, selon les différentes variantes retenues intégrant les facteurs de réussite et de...
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