Mesurer l’avancement d’un projet grâce aux indicateurs de performance : Préparer votre rapport

2.1 - Sans bonne préparation de votre projet, pas de bonne mesure de son avancement
2.2 - Définissez les rôles et responsabilités dès le lancement du projet

3 - Analyser la valeur acquise à l’aide des indicateurs de référence, identifier et mesurer les écarts à l’aide des indicateurs de variance et de performance « à date »

4 - Les réunions d’avancement : prévoir des solutions alternatives et faire le point sur l’avancement du projet, valider les plans d’action.

4.1 - Objectif
4.2 - L’ordre du jour
4.3 - Compte rendu

Outil

5 - Cadrer vos rapports d’avancement

6 - Préparer votre rapport

7 - Mesurer les écarts : les indicateurs de variance et de prévision

8 - Notre conseil

8.1 - Définissez en amont :
8.2 - Gagnez du temps
8.3 - Communiquez avec votre équipe projet
8.4 - Pensez toujours à l’intérêt du rapport d’avancement pour son lecteur
8.5 - Mettez à jour et documentez vos pratiques pour les projets futurs
8.6 - Appliquez ainsi les points suivants :

9 - Erreurs à éviter

9.1 - N’occultez pas les décisions attendues
9.2 - Ne perdez pas de vue le caractère fonctionnel du rapport
9.3 - Ne négligez pas la communication avec vos parties prenantes et votre équipe projet

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Les indicateurs de contenu, de variances et de prévision de la performance sont communs à tous les projets. S’ils sont complétés de check-lists et de recommandations, nous vous invitons néanmoins à capitaliser sur vos propres outils, comme autant de supports de réussite complémentaires pour vos projets futurs.

Cette fiche vous permet de mener à bien cette mission clé ; elle aborde :

la préparation et les indicateurs de contenu ;
les indicateurs de variance et les réunions d’avancement ;
l’établissement des rapports d’avancement ;
les indicateurs de prévision de la performance.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1678

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Mesurer les écarts : les indicateurs de variance et de prévision

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6. Préparer votre rapport

Vous vous attacherez notamment à :

disposer du plan de management de projet approuvé (cf. Plan de management : contenu et valeur ajoutée [FIC 0946]) pour le projet et la période concernée ; ce plan contient les valeurs prévues et sert de base de comparaison aux valeurs réelles, la courbe en S dite de « valeur planifiée » constituant la courbe de référence de comparaison du projet ;
tenir à jour le planning des délais en y intégrant les valeurs prévues (dates initiale et finale) ;
actualiser le planning des coûts en y incluant les achats divers (coût du travail et coûts réels) ;
analyser les livrables produits, en pourcentage d’avancement à date (0 %, 50 %, 100 %) et qualité (conformité aux exigences, nombre de défauts mineurs et majeurs) ;
effectuer la comparaison entre prévisions et résultats pour analyser les écarts et établir de nouvelles prévisions « à terminaison » de votre projet ;
interroger les variantes et explorer avec votre équipe projet les mesures à prendre et les demandes de modifications avec une évaluation des risques (cf. Rédiger le plan de management du risque projet [FIC 0926]) ;
calculer et visualiser les prévisions de poursuite et de terminaison de projet selon les variantes (cette procédure indispensable pour les projets complexes n’est pas forcément nécessaire pour les autres projets).

Dans le rapport d’avancement, notez toujours les résultats et les conclusions auxquels vous êtes parvenus.

Recommandations

Généralement,...

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