Animer la réunion d’ouverture de l’audit sur site : Comment mener la réunion d’ouverture ?

2 - Comment mener la réunion d’ouverture ?

2.1 - Cas de la réunion d’ouverture d’un audit interne
2.2 - Cas de la réunion d’ouverture d’un audit fournisseur
2.3 - Synthèse

Outil

3 - Notre conseil

3.1 - Adaptez les modalités de la réunion d’ouverture

Outil
3.2 - Mettez en confiance vos interlocuteurs
3.3 - Respectez l’horaire annoncé
3.4 - Maîtrisez la durée de la réunion d’ouverture ainsi que son contenu

4 - Erreurs à éviter

4.1 - Ne déviez pas des objectifs de la réunion d’ouverture
4.2 - N’oubliez pas de présenter le cadre de l’audit

5 - Foire aux questions

6 - Glossaire

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité

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INTRODUCTION

Vous avez été missionné comme responsable d’audit et vous allez commencer l’audit sur site par la réunion d’ouverture. En tant que responsable d’audit, c’est vous qui devez l’animer.

Comment vous y préparer ?
Quels sujets faut-il traiter ?
Dans quel ordre ?
De quels documents devez-vous disposer ?
Combien de temps doit-elle durer ?

Autant de questions auxquelles cette fiche va répondre, vous permettant de faire de cette réunion un exercice réussi.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0379

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2. Comment mener la réunion d’ouverture ?

La manière de mener la réunion d’ouverture va dépendre du niveau de formalisme nécessaire et que vous aurez choisi. Pour cela, il est bon de se rappeler les objectifs de la réunion d’ouverture (ISO19011 : 2011- Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management) :

Extrait

ISO19011 : 2011- Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management

« La réunion d’ouverture a pour objet :

a) de confirmer l’accord de toutes les parties (par exemple l’audité, l’équipe d’audit) concernant le plan d’audit ;

b) de présenter l’équipe d’audit ;

c) de s’assurer que toutes les activités planifiées peuvent être réalisées. »

On veillera ainsi à satisfaire à ces recommandations quelles que soient les modalités retenues.

Pour vous aider, voici deux exemples de déroulement possible d’une réunion d’ouverture.

2.1 Cas de la réunion d’ouverture d’un audit interne

Lors d’un audit interne, il est rare de voir une réunion d’ouverture formelle. En revanche, l’ensemble du personnel concerné par l’audit interne aura reçu le plan d’audit. L’auditeur prendra soin d’introduire ses propos avec chacun de ses interlocuteurs en début d’entretien.

Vous vous présentez et vous précisez votre rôle dans le cadre de l’audit.
Vous demandez à votre interlocuteur de se présenter brièvement.
Vous précisez l’objectif, le champ et les critères de l’audit.
Vous instaurez un climat de confiance en rappelant les méthodes d’audit.
Vous confirmez l’heure de fin d’entretien.

Exemple

Cas d’un audit interne du processus de ressources humaines

« Bonjour, je suis M. Pierre, vous êtes bien M. Jacques ? Nous avons rendez-vous pour l’audit interne. Nous allons faire rapidement les présentations. Je travaille en tant que chef d’équipe sur la ligne de production 1 et aujourd’hui j’interviens en tant qu’auditeur interne.
Pouvez-vous vous présenter brièvement ? [Réponse de votre interlocuteur : Je suis M. Jacques, je suis le responsable des ressources...

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