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Auteur(s)
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Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous avez été missionné comme responsable d’audit et vous allez commencer l’audit sur site par la réunion d’ouverture. En tant que responsable d’audit, c’est vous qui devez l’animer.
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Comment vous y préparer ?
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Quels sujets faut-il traiter ?
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Dans quel ordre ?
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De quels documents devez-vous disposer ?
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Combien de temps doit-elle durer ?
Autant de questions auxquelles cette fiche va répondre, vous permettant de faire de cette réunion un exercice réussi.
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Comment mener la réunion d’ouverture ?1. Comment préparer la réunion d’ouverture ?
La réunion d’ouverture est importante car elle est la première relation avec les personnes auditées. Elle marque le début de l’audit sur site après les activités de préparation de l’audit (revue documentaire, préparation du plan d’audit, préparation des documents de travail). Cette étape est essentielle pour préciser le contexte et les modalités de l’audit, mais également pour lever les appréhensions et mettre en confiance les audités.
Une des premières questions à se poser est de définir les modalités de la réunion d’ouverture. Vous devez garder à l’esprit que cette réunion va prendre une forme différente en fonction de la nature de l’audit lui-même :
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lors d’un audit de certification (audit tierce partie), la réunion d’ouverture sera formelle et suivra un protocole propre aux organismes de certification;
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à l’opposé, dans le cas d’un audit interne, la réunion d’ouverture pourra prendre la forme d’une simple information sur la réalisation de l’audit et sa nature.
Vous aurez à adapter la nature de la réunion d’ouverture en fonction du niveau de formalisme nécessaire.
OutilPar ailleurs, pour bien réussir cette première étape de l’audit sur site, n’hésitez pas à rédiger les différents points à aborder, les messages clés à faire passer et les premières questions à poser. Une check-list (Outil fic0379m1.docx ) pourra vous aider à dérouler la réunion d’ouverture en toute sérénité.
OutilDans le cas d’une réunion formelle, la réunion d’ouverture sera mentionnée dans le plan d’audit. Vous déterminez la durée (de l’ordre de 15 minutes). Vous identifiez, avec votre interlocuteur principal, les personnes qui y participeront. Vous...
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Comment préparer la réunion d’ouverture ?
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Élaborer le plan d’audit : préparer les audités
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Préparer les audits internes
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Outil
Aide à la préparation de la réunion d’ouverture d’audit (Outil
fic0379m1.docx
).
0
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Outil
Liste de personnes présentes en audit (Outil
fic0379m2.docx
).
0
ISO 19011 : 2011 – Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management
ISO 9000 : 2005 – Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaires
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