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Auteur(s)
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Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous venez de terminer les entretiens de votre audit sur site, selon le plan d’audit. Vous allez clôturer l’audit. La réunion de clôture marque la fin de l’audit. Elle contribue à donner envie aux audités d’aller plus loin pour définir et mettre en œuvre des actions d’amélioration. En tant que responsable d’audit c’est vous qui en avez la charge.
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Une réunion est-elle nécessaire et systématique ?
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Faut-il prévoir un temps de préparation ?
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Les non-conformités doivent-elles être présentées ?
Cette fiche vous explique les étapes à suivre pour réussir cette phase de l’audit.
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3. Comment mener la réunion de clôture ?
Commencez la réunion de clôture en rapportant votre appréciation sur les conditions dans lesquelles s’est déroulé l’audit : remerciez pour la disponibilité des personnes, pour la qualité des échanges ; précisez si vous avez pu dérouler le plan d’audit, aborder les différentes thématiques.
Rappelez les objectifs, le champ et les critères de l’audit, puis présentez les conclusions de l’audit portant sur :
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le niveau de conformité, les atouts et l’efficacité du système de management ;
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l’amélioration efficace du système de management.
Cas d’un audit interne : réunion de clôture avec le responsable du processus
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Nous arrivons au terme de l’audit interne. Je vous remercie du temps passé que vous m’avez consacré. L’audit s’est très bien déroulé. L’ensemble des personnes que j’ai rencontré se sont montrées impliquées, ce qui a contribué à une grande richesse dans les échanges.
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J’ai pu aborder l’ensemble des thématiques prévues dans le plan d’audit.
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Cet audit avait pour objectif d’évaluer l’efficacité du processus et d’identifier des axes d’amélioration.
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J’ai pu relever un certain nombre de points forts : ….
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J’ai pu constater certains points faibles : …
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Certaines thématiques sont sujettes à amélioration : …
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Le processus est en constante amélioration et vous permet d’atteindre régulièrement vos objectifs : …
Dans le cas où vous employez des termes spécifiques comme « non-conformité majeure », « non-conformité mineure », « remarque », « points sensibles », etc., vous devez prendre le temps de les expliciter de manière à ce que vos interlocuteurs présents en réunion de clôture comprennent bien les distinctions entre chacun des termes.
Au fur et à mesure que vous exposez vos constats, assurez-vous qu’ils sont bien compris et bien interprétés : prenez le temps d’expliquer, d’illustrer avec des exemples que vous avez constatés ; restez très factuel tout...
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