Comment préparer la réunion de clôture pendant l’audit ?
Clôturer l’audit sur site

Pour bien préparer la réunion de clôture, il est nécessaire de rappeler son objet : « présenter les constatations et les conclusions d’audit » (ISO19011 : 2011- Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management).

En réunion de clôture, vous présentez une synthèse de l’audit. Vous devez garder à l’esprit que cette synthèse devra être en ligne avec le contenu du rapport d’audit. Il est important que les messages principaux soient cohérents entre ce que vous dites lors de la clôture de l’audit et ce que vous écrirez dans le rapport d’audit.

Par ailleurs, il est important également que la réunion de clôture soit le reflet des différents constats qui ont été émis tout au long de l’audit : il ne doit pas y avoir de surprise en réunion de clôture, vous rapportez une synthèse.

Pour arriver à faire une synthèse rapidement après le dernier entretien, vous aurez pris des notes de manière efficace tout au long de l’audit. Vous aurez identifié au fil de l’eau, avec un code couleur et/ou des marques dans la marge les points forts, les points faibles (dont peut-être les non-conformités), les opportunités d’amélioration. Votre codification vous permet :

• d’échanger sur vos constats d’audit avec vos interlocuteurs au fur et à mesure de l’audit ;

• de faire rapidement la synthèse pour la réunion de clôture.

Exemple de codification lors de la prise de notes

Dans le cas où vous avez prévu un temps de préparation, ce temps vous permet de rassembler et synthétiser les constats.

Par exemple, vous menez un audit chez un de vos fournisseurs et vous êtes venus à deux auditeurs. Le temps de préparation vous permet de parcourir vos notes respectives, d’échanger sur votre perception et de vous mettre d’accord sur les conclusions d’audit. Ces échanges vont vous permettre de parler d’une seule voix, de donner un message cohérent qui sera repris dans le rapport d’audit.

Autre exemple, vous auditez un sous-traitant sur le process de fabrication. Vous avez constaté qu’il n’applique pas correctement vos procédures et les enjeux qui en découlent sont importants. Vous profitez du temps de préparation de la réunion de clôture pour rédiger formellement une non-conformité.

Dans le cas où vous n’avez pas prévu de temps de préparation,...