Animer un groupe de travail afin d’atteindre les objectifs fixés : Animer la réunion

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Auteur(s)

Amandine BONAFOUS : Responsable Qualité

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INTRODUCTION

Que ce soit dans la gestion de projet ou la résolution de problème, un groupe de travail est généralement constitué afin de mener une réflexion globale. Pour cela, les intervenants peuvent être choisis pour leur fonction ou leur compétence technique.

Dès que le groupe de travail a été défini, il s’agit de l’animer de manière claire. Il est alors nécessaire à chaque réunion de présenter les objectifs et les enjeux, et en conclusion les actions avec les porteurs et un délai réalisable.

Pour mener à bien la mission d’animation, il est nécessaire de préparer la réunion en collectant au préalable les différents éléments qui vont permettre la présentation du contexte.

Ensuite, les intervenants avec une compétence spécifique seront sollicités pour déployer une analyse des causes (5 pourquoi par exemple) et identifier les actions curatives, correctives et préventives à mettre en œuvre.

L’animateur devra cependant s’adapter à son auditoire pour pouvoir atteindre les objectifs du groupe de travail.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1106

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4. Animer la réunion

Afin de respecter l’emploi du temps de chaque intervenant, il convient de respecter le temps prévu initialement.

La réunion sera introduite en précisant :

Le contexte de la réunion : non-conformité (client, production, système, etc.) ou autre.
Les objectifs à atteindre : plan d’actions, type d’action, attentes (du client interne-externe).
Le type d’analyse à réaliser : analyse des causes type les cinq pourquoi [FIC 0446], ou encore, résoudre un problème avec la méthode 8D [FIC 0464].
S’il y a lieu, le délai limite de réalisation des actions avec une précision sur le degré d’urgence.

En présentant l’ensemble de ces éléments, les interlocuteurs connaissent les attentes et peuvent chacun apporter leur expertise ou retour d’expérience pour construire l’analyse. Cela permet aussi de donner de l’intérêt à la réunion et rendre les invités actifs.

L’animation reste une tâche compliquée selon le sujet, le contexte, mais aussi les intervenants. Certaines personnalités, plus fortes que d’autres peuvent prendre le dessus et vous effacer ; ou encore faire dévier la réunion sur un autre sujet. L’animateur se doit de recentrer les discussions (en précisant à nouveau les limites) mais peut proposer de traiter le sujet qui fait débat à un moment ultérieur. En effet, c’est un des rôles majeurs de l’animateur. Il est le chef d’orchestre.

En conclusion de la réunion :