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Auteur(s)
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Amandine BONAFOUS : Responsable Qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
Que ce soit dans la gestion de projet ou la résolution de problème, un groupe de travail est généralement constitué afin de mener une réflexion globale. Pour cela, les intervenants peuvent être choisis pour leur fonction ou leur compétence technique.
Dès que le groupe de travail a été défini, il s’agit de l’animer de manière claire. Il est alors nécessaire à chaque réunion de présenter les objectifs et les enjeux, et en conclusion les actions avec les porteurs et un délai réalisable.
Pour mener à bien la mission d’animation, il est nécessaire de préparer la réunion en collectant au préalable les différents éléments qui vont permettre la présentation du contexte.
Ensuite, les intervenants avec une compétence spécifique seront sollicités pour déployer une analyse des causes (5 pourquoi par exemple) et identifier les actions curatives, correctives et préventives à mettre en œuvre.
L’animateur devra cependant s’adapter à son auditoire pour pouvoir atteindre les objectifs du groupe de travail.
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Préparation de la réunion2. Déterminer les membres du groupe de travail
Dès que la problématique a été identifiée, il s’agit de déterminer quels seront les interlocuteurs qui vont composer le groupe de travail. Ils seront choisis pour leur fonction et/ou leur domaine de compétence.
2.1 Qui ?
Généralement sont présents :
-
le responsable du process en question ;
-
le responsable hiérarchique ;
-
l’animateur (chef de projet) ;
-
les experts : la qualité, la technique, les finances, etc.
2.2 Comment les choisir ?
Prenons l’exemple d’une réclamation client qui concerne un dysfonctionnement technique, seront conviés :
-
la technique : pour son expertise et le retour d’expérience ;
-
la production : pour faire corréler l’analyse technique avec le contexte de la fabrication ;
-
les méthodes industrielles : pour la partie mise en œuvre de solution ;
-
la qualité : qui peut être l’animateur de ce groupe de travail et qui va ensuite être le garant de la bonne communication au client de l’analyse et des solutions proposées.
Le choix des intervenants est ainsi important pour assurer l’efficacité du groupe de travail et la pertinence des analyses.
Les contributeurs sauront dans cette situation faire part de leur analyse et sauront qu’il constitue un maillon fort du groupe de travail.
Une mauvaise identification peut conduire à :
-
une identification de causes racines peu probables ;
-
l’échec dans l’atteinte des objectifs du groupe de travail ;
-
un désintérêt pour la réunion ;
-
une perturbation du comité par certains intervenants ;
-
une animation plus compliquée à gérer.
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