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Amandine BONAFOUS : Responsable Qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
Que ce soit dans la gestion de projet ou la résolution de problème, un groupe de travail est généralement constitué afin de mener une réflexion globale. Pour cela, les intervenants peuvent être choisis pour leur fonction ou leur compétence technique.
Dès que le groupe de travail a été défini, il s’agit de l’animer de manière claire. Il est alors nécessaire à chaque réunion de présenter les objectifs et les enjeux, et en conclusion les actions avec les porteurs et un délai réalisable.
Pour mener à bien la mission d’animation, il est nécessaire de préparer la réunion en collectant au préalable les différents éléments qui vont permettre la présentation du contexte.
Ensuite, les intervenants avec une compétence spécifique seront sollicités pour déployer une analyse des causes (5 pourquoi par exemple) et identifier les actions curatives, correctives et préventives à mettre en œuvre.
L’animateur devra cependant s’adapter à son auditoire pour pouvoir atteindre les objectifs du groupe de travail.
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6. Erreurs à éviter
Préparez la réunion : les invités auront l’impression de perdre leur temps et de ne pas être en mesure d’apporter des éléments pour avancer sur la problématique.
Soyez suffisamment précis sur l’objet de la réunion dans l’invitation, ce qui conduirait aux invités de ne pas venir eux aussi préparés.
Respectez le temps imparti : en effet, si l’analyse n’est pas terminée, il est préférable de planifier une nouvelle entrevue. Les participants sauront alors que vous respectez les engagements que vous prenez et qu’il n’y a pas de dérive (pas d’impact sur leur propre emploi du temps qui se verrait perturbé).
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À lire également dans nos bases
Les « 5 Pourquoi ? », outil d’aide à la résolution de problème - [FIC 0446]
Maîtriser les activités d’achats - [FIC 0452]
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ISO 9001 version 2008 – Chapitres 8.5.2 et 8.5.3
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